Как да проследявате промените в документите на Microsoft Word

Как да

отАндре Да Коста

Последна актуализация на26 април 2019 г.

Ако си сътрудничите с членове на екипа по проекти или маркирате договори с червени линии, проследяването на промените в Microsoft Word може да бъде спасител! Проследяване на промените е вградена функция в Microsoft Word, която наистина внася разумност в процеса. Дори и да не работите по сложни проекти като придобивания, сливания, договори или авторство най-добър продавач - Промените на проследяването могат да бъдат също толкова полезни за малки групови проекти, като училище задания.

Откакто издържаме обхвана тази функция в Microsoft Word 2010, има значителни подобрения, които правят Промените на проследяването още по-мощни. С наличието на Office Online, потребителите могат да осъществяват сътрудничество в реално време върху документ и това е една от вълнуващите нови функции, които разглеждаме в тази статия.

Активирайте и използвайте проследяване на промените в Word 2016

Стъпка 1: Стартиране на съдържание

Ще трябва да започнете с някакво съдържание в документа, в който работите. Тази част от документа се пише от друг потребител. Първият параграф беше написан от мен.

Стъпка 2: Активиране на проследяване на промените
За да започнете да проследявате промените, отидете на преглед и щракнете върху Проследяване на промените в проследяване група (можете също да натиснете CTRL + SHIFT + E.)

Когато функцията Проследяване на промените е активирана, ще видите балон за всеки автор от дясната страна на екрана.

Стъпка 3: Редактиране

Проследяването на промените в Word използва цветовата координация, за да се избегне объркване. Първият автор е син, а вторият - червен. Когато допълнителни автори правят редакции, на тях също ще бъде присвоен уникален цвят.

Когато са направени редакции в документа, до абзаца се появява вертикална линия, която указва промените, които са направени в документа. Забележете, че първият параграф няма това, защото Проследяване на промените не беше активиран до по-нататък в документа. Когато щракнете върху Показване на промени в проследяването bar, той веднага активира открояване на всички редакции, направени в документа, заедно с техния коментар. Ако го поддържате активиран и правите редакции, ще видите промените в реално време, докато пишете и изтривате.

Стъпка 4: Коментари, балони и допълнителни инструменти за редактиране

Ако искате да добавите коментар към дума или параграф, маркирайте го, след което изберете преглед и щракнете върху Нов коментар в Коментари група. След това вашите коментари ще се появят в дясната страна на документа, когато документът бъде финализиран; можете да ги изключите.

Едно от нещата, които ще забележите, когато прилагате специални формати като Bold, Italic или подчертаване, коментар автоматично се добавя към промените на песента, наречени Форматиран.

Можете също да персонализирате как искате балоните да се показват в документа. Например, ако искате да видите всички ревизии, които са добавени към документа от всеки автор, щракнете върху преглед раздел> Показване на маркиране меню> Балони > Показване на ревизии в балони.

Ревизиите

Прозорецът за преглед (преглед > Прозорец за преглед) ви позволява да преглеждате всички редакции на всеки автор, които можете да видите вертикално или хоризонтално на екрана. Можете да щракнете върху дума или абзац в панела „Ревизии“ и той автоматично ще се насочи към тази част на документа.

Стъпка 5: Приемете или отхвърлете промените, направени в документа

Ако сте съгласни с промените, направени в документа, можете да ги приемете или отхвърлите. Щракнете върху лентата Show Track Changes маркирайте промените, направени от другия автор, след това отидете на преглед щракнете върху раздела приемам бутон за потвърждение.

Вече ще забележите, че промените се прилагат незабавно.

Стъпка 6: Сравнете или комбинирайте документи

Друг удобен автор на функции може да се възползва от възможността да проследява версията на документ. Например, ако двама автори разделят едни и същи документи в две копия и продължават да работят по тях поотделно, по-късно могат да сравнят двете версии и да ги комбинират. Докато те са сходни по структура, можете да комбинирате двата да създадете окончателен документ.

За да сравните и комбинирате промените, изберете преглед раздела, щракнете сравнение след това изберете оригиналния документ в полето, след това изберете преработената версия, след което щракнете ДОБРЕ.

След това Microsoft Word ще представи трикрилен изглед на документа, показващ главния екран като окончателен документ с комбинирано съдържание и оригиналните и алтернативни копия в мини прозорец. Когато превъртите, можете да сравните промените. Това за предпочитане се прави на екран с достатъчно разделителна способност на екрана.

Когато сте готови да комбинирате документите в окончателно копие, върнете се към преглед щракнете върху раздела сравнение след това щракнете комбайн изберете оригиналния документ в полето, след това изберете преработената версия, след което щракнете ДОБРЕ.

След това ще видите комбинирания документ заедно с промените, направени от други автори в друг цвят.

Интеграция с Office Online

Една от убийствените характеристики на Google Apps са неговите инструменти за сътрудничество в реално време. Microsoft най-накрая се настигна благодарение на своя пакет Office Online, който разполага с уеб базирана версия на Word. Нова функция в Word 2016 е възможността да споделяте и разглеждате кой работи върху вашия документ. За да направите това, щракнете върху Дял бутон и запазете документа в папката си OneDrive.

След това прозорецът „Споделяне“ ще разкрие допълнителни опции, с възможност да поканите лица да редактират документа с различни ограничения. Също така ще забележите, че опциите за блокиране на автори и ограничения вече са активирани в рамките на Protect група. Ако използвате Office 365 в корпоративна настройка, можете да поканите автори да си сътрудничат.

За тази статия ще използвам Вземете връзка за споделяне с която ще изпратя имейл до допълнителни автори, с които бих искал да си сътруднича в документа.

Когато вие или другият автор заредите Word Online и направите промени, други лица, които си сътрудничат върху документа, ще бъдат уведомени в реално време.

Тук можете да видите запаметените редакции, направени от другия автор, са цветно кодирани в синя светлина.

Когато автор вече не редактира документа, ще бъдете уведомени в рамките на Word 2016.

Както можете да видите, проследяването на промените е още по-мощно с функциите си за сътрудничество в реално време. Независимо дали работите върху големи или малки проекти, Word 2016 може да улесни задържането на всички на една и съща страница. Координирането на цветовете, споделянето, редактирането в реално време и интеграцията в облак с OneDrive всички допълват непреодолимото изживяване.