Ръководство за употреба за използване на бързи части за автотекст в Office 2010

Microsoft

отОстин

Последна актуализация на13 септември 2018 г.

Работили ли сте някога в Microsoft Word или Outlook и установихте, че често използвате едно и също съдържание в множество документи? Аз лично знам дали има начин да спестите време и да правите по-малко да пишете, аз съм игра. В Office 2010 можем да използваме AutoText и Quick Parts, за да спестим време и автоматично да въведем текст и полета или дори да редактираме свойствата на документа. Той е особено идеален за вас момчета по продажби или технологии, които изпращат същите 10 имейла всеки ден! Нека да разгледаме!

Какво е AutoText?

Автотекстът е най-голямата част от бързите части и според Microsoft:

AutoText е съдържание за многократна употреба, до което можете да съхранявате и получавате достъп отново и отново. Кликнете автотекст за достъп до галерията на AutoText. Можете да запазите AutoText в галерията AutoText, като изберете текста, който искате да използвате повторно, и щракнете върху автотексти след това щракнете Запазване на селекцията в Галерия с автотекст

. Попълвайки информацията за новия градивен блок, вие съхранявате съдържанието, което спестявате, за да използвате отново и отново.

Или с други думи, AutoText е просто парчета от текстово съдържание, което се запазва, така че можете да вмъкнете автоматично в своите документи, имейли и проекти с едно натискане на бутон. Спестява много време!

Какво са бързи части?

Според Microsoft:

Галерията за бързи части е галерия, в която можете да създавате, съхранявате и намирате съдържания за многократна употреба, включително AutoText, свойства на документи като заглавие и автор и полета.

По-късно ще разгледаме други части на бързите части, но засега нека се съсредоточим върху AutoText.

Как да създадете нов запис за автотекст
В Word 2010 записите в AutoText се съхраняват като градивни елементи. За да създадете нов запис, използвайте Създайте нов строителен блок диалогов прозорец.

1. Във вашия документ Изберете на съдържание (текст), който искате да превърнете в запис за AutoText.

2.Кликнете на Insert панделка и след това Кликнете на Бързи части бутон. След това щракнете Запазване на селекцията в Галерия с автотекст.

3. Попълнете информацията в Създайте нов строителен блок диалогов прозорец:

• Име: Въведете уникално име за записа AutoText.
• Галерия: Изберете автотекст галерия.
• Категория: Изберете Общ категория или създайте нова категория.
• Описание: Въведете описание на строителния блок.
• Запазване в: Кликнете върху името на шаблона в падащия списък. Например, щракнете върху Normal.dotm

Това е всичко, което има за създаване на записи в AutoText. Разбира се, можете да създадете различни набори за различни проекти и да ги запишете в различни шаблони за документи (.dotm файлове,), но ще запазим този дълъг How-To за друга груба статия.

Как да изтриете запис от автотекст

4. Подобен към стъпка 2 по-горе, отидете на раздела Вмъкване и в менюто Бързи части> Автотекст. Този път обаче ще го направите Кликнете с десния бутон един Въвеждане на автотекст и тогава ИзберетеОрганизирайте и изтрийте.

5.Кликнете на Въвеждане на автотекст които бихте искали да премахнете и след това Кликнете на Изтрий бутон.

Използване на AutoText в Word 2010

6.а. Започнете да пишете текст, който се съдържа в запис за автотекст, като получите първата дума или така въведена, ще видите малък изскачащ прозорец, който ви позволява да знаете, че можете НатиснетеВъведете за да вмъкнете записа Автотекст.

6.b Като алтернатива можете просто да напишете първите няколко букви от запис в автотекст и след това НатиснетеF3 за да вмъкнете най-сходния запис за автотекст.

Независимо по какъв начин решите да използвате AutoText, резултатът трябва да бъде същият. Вашият запис в AutoText ще бъде добавен към документа по указания по подразбиране начин. Разбира се, винаги можете да използвате Бързи части> Бутон Автотекст на Insertпанделка за да поставите AutoText, но това изисква всички тези допълнителни стъпки.

Какво е бърза част със свойството на документа?

Бързите части на свойството на документа осигуряват бърз и лесен достъп до свойствата на метаданните на вашия документ. Докато AutoText е наличен както в Word, така и в Outlook, бързите части за свойството на документа са достъпни само в Word 2010; останалата част от апартамента е оставена.

7. Има няколко различни начина за достъп до свойствата на документа. Най-бързият е от Файл> Информация меню. Тук можете Кликнете на Имоти бутон за показване на панела за документи или можете да отидете направо към прозореца за разширени свойства на документа.

8а Ако сте избрали панела за свойства на документа, той ще се покаже като лента точно над работното пространство на документа. От една страна, това ви дава бърз начин за редактиране на метаданните на документ, но има и недостатък от заемането на МНОГО пространство на екрана.

8.b Можете също така да получите достъп до разширените свойства на документа от панела за документи.

9. Прозорецът Advanced Properties Document е същият прозорец, който обикновено виждате, ако сте Кликнали документ с файл от Windows Explorer и подбран Имоти. В резюме можете да редактирате цялата мета информация на документ.

10. Можете да въведете бързи части за свойството на документа от лентата за вмъкване в Word. След като бъде поставен в документ, той ще използва каквито и да са данни, за да попълни автоматично поисканата информация.

Обърнете внимание, че работи като синхронизиране на данни. Ако промените тази въведена информация, тази промяна е и в вашите разширени свойства на документа.

Звучи забавно? Пусни го! Трябва да играя с още нови функции на Office 2010!