Защо мразя изявления без хартия и как да се справя с тях

Как да

отДейв Грийнбаум

Последна актуализация на23 юли 2019 г.

Всяка друга седмица като че ли изпитвам компания, която ме насърчава да премина към фактуриране без хартия. Ще ме подкупят, но аз научих трудния начин да се преборя с това „удобство“ и винаги избирам истинска сметка. Когато загубих битката, разработих няколко полезни стратегии за предотвратяване на проблеми.

Намерът за продажби за фактуриране без хартия

Чувам всичко. Хартията е рискована. Някой може да извади сметката ви от пощенската ви кутия и да ви открадне самоличността. Те биха могли да го откраднат от кошчето ви. О, не! Разбира се, след като видят сметката, те могат да разберат, че няма какво да крадат. Хартията е неудобна. Купи хартия се трупат и трябва да се справят. Ако мразите затруднения, мразите хартия. Мразиш главоболието да отваряш хартиен плик и да четеш сметка. Можеш да вземеш хартия! Най-вече без хартия е по-добре за околната среда.

По-малко хартия означава по-малко избиване на дървета.

Всички тези предимства имат някаква истина за тях. Крадец може да открадне информация от пощенската ви кутия и да причини проблеми. Те биха могли да получат номера на сметки и да ги използват в целенасочена измама за социален инженеринг. Хартията се трупа. Знам, че трябва да подавам тези неща всеки месец. Спазвам и екологичните аспекти на електронните изявления. Рециклирам всичко и аз мразя нежелана поща.

Меката продажба и твърдата продажба, за да ви накарат да превключите

Някои продавачи дават меката продажба. Ще ме въведат в чертеж за безплатни продукти или услуги. Наскоро AT&T ми каза, че мога да получа много точки за сметката си, но само ако правя таксуване без хартия. Няколко места ми предложиха кредити за изявления или карти за подаръци. Все още издържах.

По-трудната продажба е, че не мога да изтегля финансовите данни на услуги като Mint или Quicken, освен ако не остана без хартия. Моята банка сега начислява такса от 2,00 долара, ако искам извлечение всеки месец. Предполагам, че хартията е наистина скъпа за тях.

Аргументът срещу фактуриране без хартия

Националният център за потребителско право (NCLC) анализира фактуриране без хартия и намериха концепцията да не е удобна за потребителите. Някои от причините са очевидни като достъпа до широколентов достъп и техническия разум на по-възрастните потребители.

Дори технологично обоснованите трябва да внимават за фактурирането без хартия. Всички сме потопени по имейл. На пръв поглед не можете да разберете дали това е сметка или промоция в имейла. Ако не внимавате да се откажете от маркетинговите съобщения, нито вие, нито вашият филтър за спам може да не можете да разберете разликата.

Говорейки за малки, тъй като все повече хора проверяват електронна поща на мобилни устройства, тези изявления са по-трудни за четене. Ако вашата безхартийна сметка е само PDF файл, ще ви е необходима изключителна визия или стабилни ръце, за да прищипвате и увеличавате всяко зареждане. По-вероятно ще разберете, че „изглежда добре“ и ще преминете към следващия имейл. Ако сметките ви са с автоматично плащане, нямате много причина да четете изявленията си. Това „удобство“ ви кара да пропускате грешки, които ви струват пари. Ако крадец тестваше кредитната ви карта, винаги ли бихте могли да видите тази малка такса?

Хартиените сметки ни напомнят, че се дължи сметката. Когато получите тази хартия, тя има срок, за който трябва да се погрижите. Можете да го публикувате в хладилника или да го делегирате на вашия съпруг или счетоводител. Затрупването и манипулирането или хартията е функция, а не бъг. Тази функция помага на членовете на семейството на по-възрастните потребители да проследяват сметките.

Накрая NCLC посочва, че хартията е постоянен запис на вашия акаунт. Когато има спор, имате моментна снимка. Ако направят грешка, ще получите доказателство, че сте платили сметката. Ако сте подложени на одит, имате хартиени копия на всичко. Ако потребителят отмине, този постоянен запис помага на членовете на семейството да намерят липсващи акаунти.

Когато данните на акаунта са електронни, те са подложени на всички рискове от компютрите и имейлите. Ако загубите достъп до имейла си поради хакер или нарушаване на парола, липсвате на тези електронни сметки. Продавачите посочват, че физическата поща е риск. Има по-голяма вероятност да имате хакерски имейл или да го прихванете, отколкото някой да влезе в пощенската ви поща. Ако вземем този сценарий на починал член на семейството, може да отнеме седмици, за да влезете в имейла им. Физическите сметки и извлечения обаче ще продължават да идват и всеки може да ги отвори.

Дори и да сте прилежни и да съхранявате PDF файлове на всичките си сметки, те могат да бъдат трудни за намиране. Повечето от извлеченията, които изтеглям, имат общи имена като „statement_03_05_16“ или нещо друго загадъчно. Мога да използвам прожектор на моя Mac, за да ги намеря, но това не винаги е така.

Моите ужасни преживявания с таксуване без хартия

Имам няколко. Ще започна с обработката на кредитната карта за моя бизнес. Тази компания не предостави възможност за физически изявления. Всички са онлайн. Един ден случайно решиха да ми затворят акаунта. Не съм сигурен защо, но мисля, че това има нещо общо със замразяването на сигурността, който съм вложил в кредита си. Загубих достъп до всичките си предишни фишове за депозит. Не се бях примирил няколко дни и бях заключен от моята информация. Не знаех кой е платил за моя бизнес. Най-доброто, което обработващата компания би направила, е да ми каже по телефона. Аз също нямах какво да представя на счетоводителя си за данъци в края на годината. За щастие всичко беше в Quickbooks и имах вътрешни разписки, за да пресъздам всичко. Този инцидент трябваше да ме научи да правя PDF файлове на извлеченията от акаунта си, но не се получи.

След като Costco премина от American Express към Citibank, отново бях изгорен от фактуриране без хартия. Бях старателен и имах PDF файлове от всеки месец. После се заех и забравих за няколко месеца. Когато отидох да го изтегля, попаднах на този екран.

За щастие тази информация беше в сметката на Ситибанк, така че беше предотвратена криза. Този инцидент ме накара да се разкрещя на компютъра си (и на себе си) за това, че съм отговорен с фактурирането без хартия.

Друг път имах спор с кабинета на моя лекар. Те смениха компаниите за фактуриране. Изведнъж имах сметка от преди 4 години, за която казват, че не е платена. Тогава заплашиха събирането. Разбира се, нямах достъп до старата система за таксуване онлайн, въпреки че заявиха, че могат. Едва след като им изпратих факс копие от сметката, те ще премахнат таксата. Трябваше да изпратя факс, защото те не приемат имейли, въпреки че сметките се изпращат по имейл. Върви фигура.

Моята ситуация не е уникална. Когато затворите акаунт, обикновено губите достъп до тази историческа информация. Ако откриете проблем по-късно, като надценка, може да имате проблеми с доказването на невинността си. Един мой приятел имаше този проблем при връщането на приставката на кабелната си компания. Сметката му беше определена за автоматично плащане през банката му, а последната му сметка беше допълнителни 200 долара. Той се опита да се обади на кабелната компания, но той нямаше номера на сметката и не можаха да намерят информация за него. Служителят за обслужване на клиенти можеше да намери само активни клиенти. Едва когато той премине в колекциите, той го разреши.

Правилният начин да приемете сметки без хартия

Ако не ви струва, избягвайте ги

Като природозащитник мразя допълнителна хартия. Поради всички причини, споменати по-горе, и подробностите в статията за NCLC, винаги ще се включвам на хартия. Никакво количество подкуп няма да ме убеди да премина. Ако ме накарате да платя, вероятно ще се откажа. Ще разтърся и рециклирам тези изявления след няколко години, така че все още съм някак екологичен.

Отказ от маркетингово съобщение и създаване на имейл филтри

Един от проблемите с изявленията по имейл е сортирането на законни транзакционни съобщения от промоционални съобщения. Проверете правилата на всяка компания относно маркетинговите съобщения и откажете се или се отпишете от колкото можете повече. Не ги обозначавайте само като спам в програмата си за електронна поща; вашата имейл програма може да третира всички съобщения от тях като спам. Това означава, че ще изпуснете изявлението си.

Обикновено имейл съобщението с изявлението ви ще има същата тема. Маркирам това съобщение никога да не влизам в нежелана поща. Настроих Gmail да дам на това съобщение персонализиран етикет и звезда, така че винаги ще забравям да го проверя.

Настройте напомняния за изтегляне (и плащане) на сметки

Ако извършвате таксуване без хартия, няма да получите напомняне в пощенската поща, че се дължи сметка. Тъй като много хора извършват автоматични плащания чрез банкова сметка или кредитна карта, може да пренебрегнете това месечно извлечение изцяло. Не правете тази грешка. Ще рискувате да пропуснете проблеми с вашия акаунт.

Вместо това, третирайте този месечен имейл като среща в календара си. Задайте го като повтаряща се среща, за да изтеглите вашите изявления от доставчика. Ако ви изпратят имейла и нямате какво да изтеглите, превърнете го в pdf и го изтеглете на компютъра си. Поддържането му в имейл не е достатъчно безопасно, ако можете да загубите достъп до имейл акаунта си. Всеки месец трябва да изтеглите изявление. В противен случай ще се сблъскате с всички потенциални проблеми, споменати по-рано. Не е необходимо да ги отпечатвате, но не можете просто да се доверите, че информацията ще бъде достъпна, когато ви е необходима. Ето защо ще трябва да поемете контрола.

В моята сметка за пенсионна инвестиция сама по себе си няма сметка, но има месечно извлечение. Всеки месец задавам напомняне за изтегляне на тази информация. Въпреки че ми изпращат имейл, за да ми напомнят да изтегля моето изявление, харесвам да бъда проактивен.

Сортирайте и класифицирайте тези изтеглени извлечения

След като изтегля доклад, следващото нещо, което правя е да променя името на изтегления файл. Можете да създадете собствена стратегия, но моята е името на доставчика, след това последните четири от номера на сметката и след това датата. Например, моето банково извлечение може да е Bank_1234_01_12_16.pdf. След това създавам папка за всеки акаунт и я премествам там. Имам хлъзгав и използвах лешников за да ги преместите в папката въз основа на търговеца.

Архивирайте вашия компютър

Знам, че си бил казал това много пъти, но може и да го повторим. Въпреки че е малко вероятно вашите записи на хартия да бъдат унищожени, твърдият ви диск може да се провали или компютърът ви да бъде засегнат от вирус. Ако нямате резервни копия, няма да имате тези исторически данни на извлечения, ако всички те са електронни.

Опитайте софтуер за финансово управление като Монетен двор или Quicken

Дори и да имате изтеглените отчети, може да е трудно да намерите транзакция. Харесва ми добавената сигурност, че онлайн програма проверява моето изявление за мен. Когато имах проблеми с моя акаунт в Costco, успях да намеря необходимите неща в монетен двор.

Приемете това, което не можете да промените

Повече компании преминават към тази безхартийна стратегия, като натискат тежестта на управление на акаунта върху вас. Ако направите своята част от управлението на тези извлечения, ще защитите активите си. Без хартия не е по-безопасно или по-удобно от хартията, но това е неизбежното прехвърляне на разходите.