Как да напишем политика за социални медии, за да овластим служителите: Проверка на социалните медии

Има ли вашата компания политика в социалните медии?

Объркани ли са служителите какво могат и какво не могат да публикуват?

Политиките за социални медии трябва да отговарят на фирмените и законовите изисквания, но трябва да включват отворени възможности за служителите да подкрепят вашите усилия в социалните медии.

В тази статия ще го направите открийте как да създадете политика в социалните медии, която да освободи участието на служителите.

Защо политика в социалните медии?

Изследванията показват, че мнозинството от служителите са готови да споделят фирмена информация - те просто не са сигурни какво да споделят, защото не искат да си създават проблеми.

Конструктивна политика за социалните медии в цялата компания ще отговори на въпроси и насърчавайте служителите да добавят подкрепа в социалните медии когато е възможно.

Целта на тази статия е да ви помогне да разработите политика, която е приветлива, а не непреодолима. Ето девет компонента на ефективна, овластяваща политика на социалните медии.

# 1: Помислете за корпоративна култура

Вашата корпоративна култура се изгражда с години. Той определя фирмените вярвания, поведения и очаквания. Имайте това предвид, докато се подготвяте да напишете (или пренапишете) политика за социални медии.

Разберете кои други фирмени политики (напр. HR и IT) могат да се припокриват с новите ви усилия в социалните медии.

Независимо дали тези съществуващи правила обхващат поверителна информация, тормоз, технологии, водене на записи или други дейности, бъдете сигурни, че сте знайте кои от вас се очаква да интегрирате в принципите на социалните медии.

Сега възниква въпросът как планирате да включите тези (евентуално строги) политики с нова политика, целяща да насърчи по-голяма ангажираност на служителите в социалните медии?

Съществуващите очаквания на компанията трябва да се пренесат в новата политика, за да се избегне объркване, свръх споделяне и фирмен риск.

# 2: Вземете изпълнителски и ведомствен вход

Организирайте среща и поканете основните заинтересовани страни в рамките на вашата организация и делегати от необходимите отдели. Уверете се, че сте минимум имат представители от човешките ресурси, юридическите, комуникационните и информационните технологии.

По време на срещата, обсъдете процеса на писане и одобрение на политиката. Наблегнете на потенциала на социално активните служители- важността на споделянето на съобщения и стартирания на продукти, евентуално прослушване и ангажиране отпред и споделяне на съобщения за набиране на персонал.

Повторно подчертайте своите точки, като споделяте истории за успех от бизнеси със социално упълномощени служители като Dell, Cisco или други, свързани с вашата ниша.

# 3: Определете обхвата

Добре написаната политика започва с твърд план. Определянето на обхвата на вашата политика за социални медии ръководи целия процес и всички последващи промени.

Отговорете на тези въпроси: Иска ли компанията многобройни политики, насочени към различни отдели и мрежи; една комбинирана подробна политика; или една обща политика, която да се прилага за компанията като цяло?

Докато решавате, имайте предвид, че политиката, която пишете, е за „общи служители. " Трябва да има отделна политика, която да се прилага единствено за екипа на социалните медии (с допълнителна свобода на действие, тъй като те ръководят проектите). Политиката на екипа за социални медии трябва да включва поне ръководство за стил, наръчник за игра и вътрешна стратегия.

Можете да оставите тези специални разпоредби извън общата си политика, за да бъдат кратки.

# 4: Изследване на държавни и федерални закони

Навигирането как държавните и федералните закони влияят на политиката на вашата компания за социални медии отнема време, но е наложително. Не искате да бъдете глобявани за неспазване на закона.

Проучете НЛРБ и други федерални трудови закони, които могат да защитят публикациите в социалните медии. Федералната търговска комисия има правила за това как да да разкрива информация за препоръки, рецензии и други ситуации, при които продукт или плащане се прави за социални споменавания. Други закони забраняват клаузи за непринуждаване в онлайн клиентски договори.

Внимавайте за притесненията на заинтересованите страни и ръководителите на отдели. Например, докато някои компании разработват политики за социални медии, те твърдят, че се нуждаят от достъп до личните потребителски имена и пароли на служителите в социалните медии, за да гарантират запазването на фирмената поверителност.

Осемнадесет държави са приели закони, които забраняват на работодателите да изискват потребителски имена или пароли: Мейн и Уисконсин (2014); Арканзас, Колорадо, Илинойс, Невада, Ню Джърси, Ню Мексико, Орегон, Юта, Върмонт и Вашингтон (2013); Калифорния, Делауеър, Илинойс, Мериленд, Мичиган и Ню Джърси (2012).

Националната конференция на държавните законодателни органи има някои от най-добрите подробности за държавите, които приемат и разглеждат тези закони. Националният съвет по трудови отношения „Защитава правата на служителите да действат заедно, за да се справят с условията на работа, със или без профсъюз, включително дискусии в социалните медии за такива цели.“

Накратко, не забравяйте да говорите с правния си отдел, за да сте сигурни, че не нарушавате правата на служителите.

# 5: Изяснете правилата на политиката

Вашата цел, разбира се, е да дайте възможност на служителите да бъдат активни в социалните медии канали и подкрепяйте компанията по положителни начини. Докато напредвате, може да откриете, че служителите често са готови да помогнат за споделянето на фирмена информация, но може да не знаят какво да споделят и как.

Можеш помогнете им, като изясните известни проблеми и ги помолите за допълнителни въпроси относно социалните медии.

Краудсорсингът на тези въпроси гарантира, че всички са на една и съща страница. Например, може би си мислите, че служителите имат въпроси дали да споделят определени уеб страници, а всъщност те имат по-основни въпроси - трябва ли да харесват фирмената страница във Facebook? Може ли компанията да вижда или възлага личните им публикации?

Отговорете на най-често срещаните въпроси във вашия документ.

# 6: Адрес за професионална и лична употреба

Има множество въпроси за разглеждане относно професионалното и личното използване на социалните медии. Кога служителите могат да използват социалните медии през работния ден? Разрешено ли им е да публикуват лични актуализации по време на работно време (например по време на обяд или в почивка)?

Определете степента на приемливо използване на социалните медии в офиса. Някои компании имат двойни политики, базирани на типа на служителите - напр. Специалистите по бек-офис и администрация могат да използват социални услуги по време на работното време, но почасовите служители не.

Отделите, пряко ангажирани с маркетинга в социалните медии, трябва да имат разпоредби, които им позволяват достъп до каналите на социалните медии, ако е необходимо.

Адресирайте дали служителите трябва да разкриват връзката си с компанията, когато публикуват информация за компанията. Включете приемливи стандарти за публикуване за хора, за които може да се приеме, че представляват вашата компания в социалните медии.

Насърчавайте подходящи лични актуализации (след работно време), когато включвате референции на компанията. Не забравяйте, че не можете да регулирате какво правят служителите в свободното си време, но можете да правите предложения.

# 7: Бъдете кратки

Досега сте се консултирали с ключови играчи; проучва фирмената политика, държавни и федерални закони; събрани въпроси на служителите; и установени насоки за използване на социалните медии по време на работното време.

Толкова много информация може лесно да запълни свързващо вещество или две. За вашата обширна политика това е добре - и трябва да имате копие от него, съхранявано в съответните отдели.

Ако обаче разпространите тази изчерпателна политика сред служителите, едва ли ще я прочетат - тя ще се окаже на рафт някъде, където ще събира прах.

По-важното е, че ако насоките за социалните медии са над две страници, повечето служители вероятно ще бъдат объркани и по-малко вероятно ще участват в усилията на компанията за социални медии.

Дестилирайте по-голямото политика в кратки, лесни за разбиране насоки. Всъщност Ford има една страница който обхваща най-важните части от цялостната му политика.

KPG създаде четириминутно видео, което обяснява техните насоки в социалните медии. Първите две минути запознават служителите със социалните медии и как се използват за важна комуникация с клиентите. В марката 2:30 те лаконично заявяват как да представляват компанията по тези канали.

Моят съвет за намаляване на размера на вашата политика: Вместо да включва конкретни правила за поверителност, тормоз или други области, които вече са обхванати от съществуващите политики, споменайте ги накратко и насърчете служителите да прочетат тези политики отделно.

Избягвайте сложни правила, така че служителите да бъдат овластени, а не объркани.

# 8: Обучение на служители

Дори след като разпространите кратка версия на вашите насоки за социални медии, ще трябва отделете време за обучение на служители.

Това обучение несъмнено ще бъде включват откровени дискусии относно ограниченията. Разбийте всички възприети негативи, като включите вдъхновяващи и овластяващи елементи.

Направете социалните медии подходящи за служителите, като обясните, че това всъщност е добре за бизнеса—Помага за ускоряване на циклите на продажби и увеличаване на цените на затваряне. Служителите може да не осъзнават, че средният потребител на Facebook е на 40, а не на 14 години.

Включването на тези елементи помага да се мотивират служителите да започнат социални дейности.

# 9: Стартирайте политиката за социални медии

Обичате ли торта? Разбира се - всички го правят. Направете парти за стартиране на политиката за социални медии, за да развълнувате хората и да повишите осведомеността за вашия нов фокус върху ангажираността на служителите.

Раздайте награди за хора, които вече са ангажирани в социалната сфера. Можете дори gamify участие чрез създаване на тракер за социални медии в интранета. Разпознайте водещите звезди в социалните медии във фирмените имейли или изпратете награди (ако имате бюджета).

Ако ти направи го забавно, хората ще искат да участват!

Над вас

Изработването на политика за социални медии, която отговаря на фирмените и законовите ограничения, дава възможност на служителите и е кратко и сладко, е доста голямо начинание.

Управлението на неговото развитие изисква изслушване на редица сътрудници и дестилиране на важните части в a кратка, лесно разбираема политика, която намалява риска за компанията и дава на служителите свободата да подкрепят търговско дружество.

Новата политика може да се превърне в вълнуващ вик към помогнете на служителите в организацията да разберат социалните медии, увеличете активността и помогнете за създаването на по-социално активна компания.

Какво мислиш? Създали ли сте фирмена политика за социалните медии? Какви елементи включихте? Уведомете ни в коментарите по-долу!