Как да създадете формуляр за въвеждане на данни в Excel

Как да

отРайън Дюбе

Последна актуализация на16 април 2019 г.

Ако имате листове в Excel, където трябва да въведете много данни, знаете колко досаден може да стане. Но ако знаете как да създадете формуляр за въвеждане на данни в Excel, това ще ви направи далеч по-продуктивни.

Когато повечето хора мислят за форми в Excel, те мислят да изработят VBA форма от нулата. Но Excel всъщност предоставя предварително направена форма, която можете да използвате за бързо въвеждане на данни за секунди, а не за минути. От всички Съвети от Excel, които може да научите, този ще ви спести най-много време.

Следвайте този урок, за да се възползвате от тази функция и да увеличите производителността на вашата електронна таблица.

Подготовка за създаване на формуляр за въвеждане на данни в Excel

Преди да можете да създадете формуляр за въвеждане на данни, ще ви е необходима електронна таблица, в която въвеждате данни (очевидно) и ще трябва да добавите функцията за формуляр за въвеждане на данни на Excel към Бърз достъп до лентата с инструменти. Да вземем примерна електронна таблица в Excel, която изглежда като тази по-долу.

Това е пример за това как може да изглежда електронна таблица във фирма, където служителите ръчно събират сензорни данни от оборудване. Ръчно въвеждането на тези данни е:

• Досаден и отнема време
• Склонни към човешка грешка
• Потенциал за случайно промяна на предишни записи

Можете да подобрите този процес, като създадете формуляр за въвеждане на данни. Но първо трябва да накарате формуляра за въвеждане на данни да се покаже в лентата с инструменти за бърз достъп.

Добавяне на формуляра за въвеждане на данни в лентата с инструменти за бърз достъп

Няма да видите формуляра за въвеждане на данни в стандартната лента с инструменти на Excel. Това всъщност е скрита функция, която ще трябва да активирате. За да направите това, щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в лентата с инструменти за бърз достъп и изберете Персонализирайте лентата с инструменти за бърз достъп.

В Опции за Excel прозорец, щракнете върху Изберете команди от лентата с инструменти и изберете Всички команди.

Превъртете надолу списъка с команди и изберете форма. След това изберете „Добавяне >>", За да добавите" Форма "към лентата с инструменти за бърз достъп.

Кликнете Добре и вече ще видите формуляра за въвеждане на данни в лентата с инструменти за бърз достъп. И сега сте готови да започнете да използвате формуляра за въвеждане на данни в Excel в електронната си таблица в Excel.

Създайте формуляр за въвеждане на данни в Excel

Преди да можете да използвате формата за въвеждане на данни в Excel, ще трябва да преобразувате електронната си таблица в таблица.

Можете да направите това, като натиснете Cntrl + T. Ще видите данните в електронната ви таблица да се преобразуват във формат на таблицата по подразбиране.

Сега, когато сте превърнали листа в таблица, изберете иконата на формуляр в лентата с инструменти за бърз достъп, за да отворите формуляра си за въвеждане на данни.

Ако някога сте използвали формуляр за въвеждане на данни в Access, ще забележите много прилики. Формулярът предлага много контролиран метод за въвеждане на данни във вашата електронна таблица. Няма нужда да кликвате на друг ред, когато сте готови да въведете данни там. Бутоните на формуляра ви позволяват да се съсредоточите върху текущия ред и да се придвижвате през листа, като използвате бутоните за навигация на формата.

Как работят бутоните на формуляра за въвеждане на данни:

• нов: Добавя нов празен ред към съществуващата таблица.
• Изтрий: Изтрива текущия ред, който редактирате.
• Възстанови: Възстановява (възстановява) полето от данни, които редактирате, до първоначалните му стойности.
• Намерете Предишна: Премества записа, който редактирате, в предишния ред.
• Намери следващото: Премества записа, който редактирате, в следващия ред.
• Критерии: Позволява ви да търсите конкретни записи в таблицата.
• Близо: Затваря формуляра за въвеждане на данни.

Използването на формуляра за въвеждане на данни е много интуитивно. След като започнете да го използвате за управление на електронните си таблици, ще се чудите как се справяте без него.

След това ще проучим как използвате всяка функция на формуляра, за да управлявате данните си от електронната таблица.

Добавяне и изтриване на записи

Най- нов и Изтрий бутоните във формуляра за въвеждане на данни ще работят точно както очаквате.

Най- нов бутонът ще добави нов запис в края на таблицата. Във формата за въвеждане на данни ще видите празни полета, където можете да въведете данни, като въведете записи и натиснете раздел ключ, за да преминете към следващото поле.

Когато въведете всички полета, просто изберете нов отново и ще видите новия ред, добавен към вашата таблица. Формата се изчиства, така че можете да продължите да пишете данни за друг нов ред, ако искате.

Предимството на това е:

• Можете бързо да прелитате чрез добавяне на записи, само като натиснете клавиша.
• Има много по-малък шанс случайно да промените други записи.
• Никога не трябва да използвате мишката, тъй като бързо въвеждате записи.

Изтриването на записи от таблица е също толкова лесно. Просто щракнете с мишката върху един от записите, които искате да изтриете.

Просто използвайте Намерете Предишна или Намери следващото бутони, за да отидете до записа, който искате да изтриете. Тези бутони са подобни на бутоните нагоре / надолу в инструментите за програмисти на Excel. Натиснете бутона Изтрий, за да премахнете този запис.

Ще видите предупредително изскачащо меню, че записът ще бъде изтрит за постоянно. Изберете Добре за да потвърдите.

Забележка: Това предупреждение всъщност не е вярно. Ако установите, че трябва да възстановите записа, можете да затворите формуляра за въвеждане на данни и просто да натиснете Cntrl + Z за да отмените последната промяна. Това ще върне изтрития ред обратно в таблицата.

Търсене на записи

Ако работите с много голям набор от данни, предишните и следващите бутони няма да имат много смисъл. Вместо да работите през хиляди записи по този начин, можете да натиснете Критерии бутон, за да разглеждате само записите, които искате.

В този пример, ако искате да разглеждате само записите от 1/3/2019, първо ще натиснете Критерии бутон. Това ще промени формата за въвеждане на данни във филтрирана форма. Въведете „1/3/2019“ в полето „Дата на четене“.

Сега, когато изберете Намерете Предишна или Намери следващото, формулярът ще разглежда само записите, които отговарят на критериите, които сте посочили в полето „Дата на четене“. В този случай това са само записите, в които датата на четене е 1/3/2019.

Можете също така да използвате логически оператори като > или < за изрязване на диапазони от данни Например, ако искате да видите всички записи, по-стари от 1/4/2019, в полето „Дата на четене“ напишете „<1/4/2019“. Можете също да използвате * като wildcard. Например, ако искате да видите всички записи на Sensor 1, които завършват в „54“, бихте въвели „* 54“ в полето „Sensor 1“.

Използване на формуляри за въвеждане на данни в Excel

Както можете да видите, активирането на формуляра за въвеждане на данни в Excel прави много по-лесно и по-облекчено изпълнението на задачи за въвеждане на данни.

Можете да намалите броя на грешките, допуснати при въвеждането на данни в електронни таблици, както и да направите въвеждането на данни много по-приятно, тъй като щракнете по-малко и държите ръцете си върху клавиатурата.