Как да коригирате Excel, който не сортира числата правилно
офис на Microsoft офис Microsoft Excel Герой Excel / / July 04, 2023
Публикувано
Имате ли проблеми с това, че Excel не сортира числата правилно? Ако е така, ето няколко корекции, които трябва да опитате.
Когато копирате данни в Excel от външни източници, можете също да копирате допълнителни знаци, които не се показват в клетките ви, но все още се крият там, чакайки да ви създадат проблеми.
Тези непечатаеми знаци могат да се използват за предоставяне на информация относно форматирането, като например кога да се вмъкне нов ред. Символът не се показва в Excel, но все още е включен във вашата клетка.
Ако имате числови данни, които включват тези знаци, можете да го направите, когато се опитате сортирайте вашите данни, не работи според очакванията. Ако това ви звучи познато, научете как да поправите това, че Excel не сортира числата правилно, като използвате стъпките по-долу.
Как да проверите броя на знаците във всяка клетка
Една от най-често срещаните причини вашите числа в Excel да не се сортират правилно е, че има допълнителни знаци, включени в числата ви, които не се показват в клетката. Това често може да се случи, когато
Има бърз и лесен начин да проверите дали има скрити допълнителни знаци до вашите числа, като използвате функцията LEN.
За да проверите броя на знаците във всяка клетка с помощта на функцията LEN:
- Щракнете върху празна клетка в същия ред като първата клетка от данните, които искате да проверите.
- Тип =LEN(
- Изберете първата клетка във вашите данни.
- Тип ) и натиснете Въведете.
- Формулата ще изчисли броя на знаците във вашата клетка.
- За да приложите формулата към всичките си данни, щракнете и задръжте манипулатора за плъзгане в долния десен ъгъл на клетката.
- Плъзнете надолу до дъното на вашите данни.
- Пуснете курсора и формулата ще се попълни автоматично.
- Сравнете всяка стойност с броя на цифрите, които можете да видите в съответната клетка.
- Ако резултатът от вашата формула е по-голям от броя на цифрите в клетката ви, знаете, че в клетката има допълнителни знаци, които не се виждат. В примера по-долу клетката показва една цифра, но LEN ни казва, че в клетката има два знака.
- Следвайте стъпките в разделите по-долу, за да ги премахнете.
Премахване на непечатаеми знаци
Ако вашите клетки съдържат непечатаеми знаци, Excel ще се затрудни да ги сортира правилно. Ако сте опитали метода по-горе и броят знаци в клетката ви е твърде голям, тогава ще трябва да премахнете всички непечатаеми знаци, преди да сортирате данните си.
За щастие, има функция на Excel проектиран да прави точно това.
За да премахнете непечатаеми знаци в Excel:
- Намерете празна клетка в същия ред като първото въвеждане на вашите данни.
- Тип =ЧИСТ(
- Щракнете върху първата клетка от вашите данни.
- Тип ) и натиснете Въведете.
- Вашата нова клетка вече трябва да съдържа само число, като всички непечатаеми знаци са отстранени.
- За да приложите формулата към всички ваши клетки, щракнете и задръжте манипулатора за плъзгане в долния десен ъгъл на клетката.
- Плъзнете надолу върху всички клетки, където искате да се появи формулата.
- Всички тези клетки вече трябва да имат премахнати непечатаеми знаци.
- Можете да проверите дали допълнителните знаци са премахнати, като използвате функцията LEN, както е обяснено по-горе.
- Копирайте новосъздадената колона.
- Щракнете с десния бутон върху първата клетка на оригиналните данни и изберете Специална паста > Поставяне на стойности.
- Вече можете да изтриете колоната, която сте създали, за да почистите клетките си.
- Опитайте отново да сортирате данните си, за да видите дали това е коригирало нещата.
- Ако данните все още не се сортират правилно, вероятно някои от вашите числа все още са форматирани като текст. Вижте раздела по-долу, за да коригирате това.
Премахване на интервали
Функцията CLEAN ще премахне много непечатаеми знаци, но няма да премахне всички. Функцията премахва само първите 32 непечатаеми знака в ASCII код (0-31). Ако непечатаемият знак във вашата клетка е извън този диапазон, CLEAN няма да го премахне.
За съжаление всяко празно място, което е най-често срещаният непечатаем знак в електронните таблици на Excel, е ASCII код 32 и затова не се премахва от CLEAN. За да се отървем от излишните интервали, трябва да използваме функцията TRIM.
За да премахнете интервали от числа с помощта на TRIM:
- Изберете празна клетка в същия ред като първото число в списъка, който се опитвате да сортирате.
- Тип =ОТРЕЖЕТЕ(
- Изберете горната клетка на вашите данни.
- Тип ) и натиснете Въведете.
- Всички празни пространства сега трябва да бъдат изтрити от клетката.
- Приложете формулата към останалите клетки, като щракнете и задържите манипулатора за плъзгане в долния десен ъгъл на клетката.
- Плъзнете надолу върху всички клетки, в които искате да копирате формулата.
- Всички ваши клетки вече трябва да имат премахнати интервали.
- Копирайте тези нови клетки.
- Щракнете с десния бутон върху горната клетка на вашите оригинални данни и изберете Специално поставяне > Поставяне на стойности.
- Можете да изтриете новата си колона, тъй като вече няма да ви е необходима.
- Опитайте отново да сортирате данните си. Ако все още не работи, някои клетки може да са форматирани като текст, така че ще трябва да опитате стъпките по-долу.
Уверете се, че клетките не са форматирани като текст
Ако сте премахнали всички непечатаеми знаци от клетките си и те все още не се сортират правилно, най-вероятната причина е, че някои от клетките са форматирани като текст. Когато се опитате да сортирате данните, клетките, форматирани като текст, ще бъдат третирани отделно от тези, съдържащи числа, така че клетките няма да сортират правилно.
Първо ще трябва да преобразувате клетките в числа.
За да конвертирате клетки, форматирани като текст, в числа:
- Ако сте изпълнили стъпките по-горе и някои от клетките имат малки зелени триъгълници в ъгъла на клетките, това означава грешка в Excel.
- Маркирайте всички клетки и a Внимание ще се появи символ .
- Щракнете върху Внимание символ и изберете Преобразуване в число.
- Ако не виждате зелени триъгълници в клетките си, въведете 1 в празна клетка и след това копирайте тази клетка.
- Маркирайте всичките си данни, след това щракнете с десния бутон и изберете Специална паста.
- Изберете Умножете и щракнете Добре.
- Сега вашите клетки трябва да са числа.
Използване на една формула за коригиране на неправилното сортиране на числата в Excel
Ако не сте сигурни за причината за вашите проблеми с това, че Excel не сортира числата правилно, можете да комбинирате всички горепосочени методи в една формула. Надяваме се, че това трябва да отстрани всички проблеми във вашите номера и да ви позволи отново да сортирате правилно номерата си.
За да коригирате числа, които не се сортират правилно в Excel с комбинирана формула:
- Щракнете върху празна клетка в същия ред като горната ви стойност.
- Тип =СТОЙНОСТ(ПОДКРАЗВАНЕ(ИЗЧИСТВАНЕ(
- Изберете горната клетка на вашите данни.
- Тип ))) и натиснете Въведете.
- Щракнете и задръжте манипулатора за плъзгане на вашата клетка.
- Плъзнете надолу върху останалите клетки.
- Пуснете и другите клетки ще се попълнят автоматично.
- Копирайте клетките, след което щракнете с десния бутон върху първата клетка от вашите оригинални данни.
- Изберете Специално поставяне > Поставяне на стойности.
- Опитайте да сортирате новите си клетки; сега те трябва да сортират според очакванията.
Коригиране на често срещани проблеми с Excel
Знаейки как да коригирате, че Excel не сортира правилно числата, може да ви спести часове на разочарование. Въпреки това дори стъпките по-горе няма да работят във всички случаи. Ако клетката ви съдържа непечатаем знак, който не е премахнат от CLEAN, данните ви пак може да не са сортирани правилно. Ако случаят е такъв и нищо друго не работи, използвайте LEN, за да намерите клетките в нарушение, след което просто изтрийте цялата клетка и въведете стойността ръчно. Може да не е елегантно, но трябва да работи!
Проблемите със сортирането не са единствените проблеми в Excel. Може да искате да знаете как да поправите проблеми с препратки към формули, как да поправите клавишите със стрелки не работят в Excel, или как да намерете кръгова препратка.