Как да конфигурирате и управлявате автоматичното архивиране в Outlook 2010

От началото на Outlook, Microsoft винаги е включвал архив и автоархивиране функция и Outlook 2010 не е изключение. Функцията AutoArchive автоматично премества или изтрива по-стара електронна поща от основната ви пощенска кутия в архивен файл с данни, съхраняван на локалния ви твърд диск. Тези файлове се наричат ​​.PST файлове. В миналото, когато .PST файловете на Outlook имат ограничение от 2 GIG, функцията „Архив“ беше много по-важна, тъй като архивира по-стария имейл от основния ви .PST файл и във файл Archive.pst. Това се казва, въпреки че .PST файловете в Outlook 2010 имат ограничение от 20 Gig; все още е добра идея да го оставите да управлява по-стария си имейл, за да поддържа вашите .PST файлове малки и ефективността на системата!

Обяснете отново какво прави функцията AutoArchive, моля!

AutoArchive намалява размера на пощенската кутия чрез изтриване или преместване на стари елементи в архивен файл с данни или .PST. Процесът работи почти по същия начин, независимо дали използвате Microsoft Exchange на работа или IMAP или POP от настройка на дома или малък бизнес. По същество е просто като да свалите няколко купища хартия от бюрото си и да ги поставите в организиран шкаф за бърз достъп или .PST файл, както бе споменато по-горе. Този процес е различен от

експортиране по два начина. Експортирането ще ви позволи да премествате имейлите в множество различни външни формати, докато архивирането ви позволява само да премествате по-стар имейл в .pst файл или да изтриете имейла изцяло. Архивирането също така позволява по-лесен достъп до стар имейл, тъй като за тях има раздел в навигационния прозорец на Outlook. Разбира се, можете също да настроите AutoArchive, за да изтриете и старата си поща.

Как да активирате автоматичното архивиране по подразбиране за ВСИЧКИ папки на Outlook 2010

1. В Microsoft Outlook, Кликнете на досие меню и ИзберетеНастроики.

2. В менюто Опции Кликнете на напреднал и след това Кликнете на Настройки за автоматично архивиране бутон.

3. Кликнете отметката за Стартирайте AutoArchive на всеки [14] дни. От тук можете допълнително да персонализирате настройките на AutoArchive за Outlook 2010, но по подразбиране след като бъде активиран AutoArchive, ще премести (не изтрие) цялата поща, по-стара от шест месеца, в Archive.pst файл. Предлагам ви да запазите Подкажете, преди да се стартира AutoArchive поставена отметка, така че да бъдете известявани всеки път, когато се случи архив. Ще се изненадате колко често хората ме питат за липсващ имейл! Обикновено това е само функция AutoArchive. След като получите настройките, където ги харесвате, КликнетеПриложете тези настройки към всички папки сега.

Ако следвате горните стъпки, AutoArchive активира всичките ви имейли в Outlook. Ако има папка, която искате да изключите от AutoArchive, или ако искате тя да се прилага само за няколко папки, можем да направим и това. Outlook 2010 ви позволява да персонализирате настройките на AutoArchive за всяка папка, ето как.

Променете настройките на AutoArchive за единични папки Outlook 2010

4. В Outlook погледнете в левия страничен панел за навигация. Оттам Кликнете с десния бутон всяка папка и ИзберетеИмоти да зададете своята политика за автоматично архивиране.

5. В прозореца Свойства на входящата кутия, който се показва, Кликнете на автоархивиране раздел. Тук можете да персонализирате настройките на AutoArchive за тази папка или дори да деактивирате AutoArchive изцяло за нея.

Добре, сега вече знаем как да автоархивираме отделни папки! Но какво ще стане, ако изобщо не искате да използвате AutoArchive? Ако не сте фен на автоматичната функция, все още можете да се възползвате от архивирането, като използвате ръчния процес.

Как да ръчно архивирате елементи

6. В Outlook Кликнете на досие> Информация менюто и след това ИзберетеИнструменти за почистване> Архив.

7. В диалоговия прозорец Архив, който се появява Изберете който Папки искаш да Архив. Този процес е почти същият като AutoArchive, с изключение на еднократна сделка. Нещо по-различно е, че дори можете да отмените свойството „Не автоархивирайте“, ако сте го приложили към някои папки, но това не е задължително.

Къде са разположени архивни елементи на Outlook?

8. В Outlook можете да получите достъп до архивирани елементи от папката Archive в левия панел за навигация по имейл.

9. Можете също така да получите достъп до архивите от .pst файла на Outlook, където се съхраняват. Можете да стигнете до там Кликването на Файл> Отваряне раздел от менюто и ИзбиранетоОтворете файла с данни на Outlook.

10. По подразбиране архивът на Outlook .pst файл е:

% UserProfile% DocumentsOutlook Files

Ако досега не сте използвали Архивирането в Outlook, опитайте го! Това със сигурност ще ви помогне да запазите нещата чисти и да преместите стари, неизползвани елементи на електронна поща от вашия основен пощенски кутия / .PST файл. Също така е приятен начин да поддържате .PST размера на файла под контрол, който винаги помага при производителността на системата!