Какво представляват PST файловете на Outlook и защо да ги използвате... или не?

Обяснител

отСтив Краузе

Последна актуализация на27 октомври 2021 г

Почти всеки, с когото говоря на работа, се оплаква от размера на корпоративния си имейл акаунт. Обикновено това не е проблем (но хората все още се оплакват), защото когато пощенската кутия достигне лимита си, повечето имейл сървърите (като Microsoft Exchange) ще предупредят потребителя, за да могат да почистят пощенската кутия преди сървър налага техните ограничения на размера чрез ограничаване на изпращане/получаване от сървъра.

Всичко това е чудесно ДОКАТО… не отидете на почивка за няколко дни, тези предупреждения за размера на имейлите идват и си отиват, и тогава бам! Пощенската ви кутия е пълна и вече не можете да изпращате/получавате имейла от мобилния си телефон или дори от OWA (Outlook Web Access) по този въпрос. Получих обаждане милион пъти. Моят iPhone не може да изпраща имейли, помогнете!

• И така, какво да правя?
• Има ли решение за тези недостатъчно големи пощенски кутии?
• Какво трябва да направя преди да отида на почивка?

Сега ви представям скандалния (според IT) Outlook PST файл.

Какво представляват .PST файловете на Outlook?

• Файлове с данни на Outlook или .PST файлове на Microsoft Outlook (както са по-известни) могат да бъдат създадени с помощта на Microsoft Outlook за преместване или копиране на имейли и прикачени файлове от вашия акаунт на сървърна пощенска кутия във вашия локален НАСТОЛЕН КОМПЮТЪР. По същество това е локален архив или файл за съхранение, който създавате, за да съхранявате имейли и прикачени файлове на твърдия диск, USB устройството или споделянето на сървъра на вашия компютър (в зависимост от това къде го създавате и съхранявате).

Колко можете да съхранявате в Outlook .PST файлове?

• Преди Outlook 2003/2007 .PST файловете можеха да съхраняват само 2 гигабайта имейли и прикачени файлове. С Outlook 2003 и Outlook 2007 форматът се промени, позволявайки на .PST файловете да нарастват според нуждите до размер над 20 гигабайта, освен ако не е по подразбиране конфигурацията е променена.
• Честно казано, не им позволявайте да получат 20 концерта. Това е много по-добра идея е да запазите вашите .PST файлове не по-големи от няколко концерта. Ако имате нужда от повече място за съхранение, създайте нов .PST файл, вместо да създавате огромен .PST архиви. Колкото по-големи са .PST файловете, толкова по-голям е шансът за повреда и загуба на данни (плюс това толкова по-трудно ще бъде архивирането на лошите момчета.) Можете да прикачите колкото се може повече .PST файлове към вашия Outlook клиент, колкото ви е необходимо, така че просто разделете имейла си логически на множество .PST файлове, ако трябва да съхранявате повече от няколко стари GIG електронна поща.
• СЪВЕТ – Ако използвате .PST файлове за архивиране на стари имейли, компресирайте ги, след като копирате всички стари данни в тях. Имейлът обикновено е само текст, така че се компресира МНОГО добре.

Как мога да създам Outlook .PST файлове?

• ЛЕСНО е, ето няколко ръководства за Outlook 2007, 2013, и 2016.

Защо да използвате/създавате .PST файлове? Ползи?

Размер на пощенската кутия

• Помните ли първия параграф на тази статия? Повечето имейл администратори ограничават размера на корпоративните пощенски кутии. Колкото по-голяма е пощенската кутия, толкова повече дисково пространство им е необходимо, толкова повече трябва да архивират И толкова повече ВРЕМЕ им трябва, за да извършат тези архиви.
• Ако сте имейл пакет (като мен), пощенска кутия от 200 мегабайта просто няма да ви помогне. Тук идват .PST файловете. Просто създайте .PST файл и плъзнете и пуснете своя имейл в него. Те работят точно като обикновена папка на пощенска кутия в Outlook. Дръпни и пусни. Просто е! Форум>.
• Най-новите версии на Windows Search индексират вашата пощенска кутия И всички локални .PST файлове (с възможност за конфигуриране) които позволяват почти незабавен достъп до всички имейли чрез функциите за търсене, вградени в Microsoft Outlook.

Архивиране и възстановяване след авария

• Ако нямате (или се доверявате) на имейл администратор, който редовно да прави резервни копия на вашия имейл сървър, тогава копирайте имейла си (да, не е необходимо ПРЕМЕСТВАЙТЕ пощата в .PST файлове, можете също да я копирате) в локален .PST файл е бърз и лесен метод да гарантирате, че вашият имейл може да бъде възстановен в DR на сървър сценарий.

Преносимост

• .PST файловете правят имейла преносим. Да приемем например, че искате да преместите имейл от една пощенска кутия в друга. Например, може би сменяте работата си и искате да донесете стар имейл. Или може би сменяте хост доставчици. ИЛИ може би искате да копирате своя личен и служебен имейл в .PST файл, да го съхранявате на малко USB устройство и да го държите винаги със себе си. Както казах, .PST файловете поддържат пощата много преносима. И да, GMAIL акаунт също, но тази статия не е за GMAIL :)

Сигурност

• Знаете ли, че е почти невъзможно да проследите/проверите дали вашият ИТ човек/отдел чете вашия имейл? Преместването на „Чувствителен“ или „Поверителен“ имейл от Email/Exchange Server към локален .PST файл добавя ниво на сигурност.
• Забележка: Повечето ИТ отдели имат способността да вземат вашите .PST файлове, без да знаете това, направо от вашия твърд диск на работа. Поради това прилагането на допълнителна защита на твърдия диск на вашия компютър е от съществено значение. Скоро ще напиша статия по тази тема, но засега погледнете това статия. Това е малко „отвратително“, така че скоро ще го продължа със статия, която обяснява няколко опции за защита на .PST файлове.

Какви са недостатъците при използването на .PST файлове?

Отдалечен достъп

• След като пощата е преместен в .PST файл, той вече няма да бъде достъпен на сървъра чрез приложения за отдалечен достъп като OWA или мобилни телефони, които се СИНХРОНИЗИРАТ с вашата пощенска кутия. За достъп до имейла в .PST файловете ще трябва да използвате пълен клиент на Microsoft Outlook. Малко USB устройство може да помогне в тези ситуации. Все още обаче не е толкова удобно, колкото оставянето на имейл на сървъра.

Хората няма да ви харесат и е възможно да загубите работата си

• .PST файловете с течение на времето (в зависимост от това колко имейла получавате/пазите) могат да заемат МНОГО място на вашия локален компютър или споделяне на сървър, в зависимост от това къде ги съхранявате. ИТ момчетата мразят всичко, което ги кара да работят върху каквото и да било, освен ако не е изграждането на тяхната автобиография, така че поставянето на много данни някъде, което ще изисква от тях да купуват повече дисково пространство, ги разстройва.
• Корпоративните правни отдели и повечето отдели за управление на записи не харесват .PST файлове, тъй като ви позволяват на крайния потребител лесно да игнорирате или заобикаляте корпоративните политики за задържане/унищожаване на документи.
• Екипите за корпоративна информационна сигурност също не харесват .PST файлове, защото ако юридическият отдел някога ги помоли възстановяване на данни за съдебно дело или призовка, .PST файловете могат да вбесят цената и усилията за данните възстановяване.

Ефективност на системата и мозъка

• Колкото повече имейли имате, толкова повече имейли трябва да следите и обработвате както вие, така и компютърът ви.
• Тъй като повече имейли и прикачени файлове се индексират от Windows Search (или друг имейл/системен индексатор), вашият индекс ще бъде по-голям и вашите търсения ще отнемат повече време.

И така, надявам се, отговорих на всичките ви въпроси относно .PST файловете на Microsoft Outlook и разгледах някои предимства и недостатъци на високо ниво. Но в случай, че съм пропуснал нещо, моля, не се колебайте да оставите коментар или да публикувате въпроса си в моя форум.

Как да

Как да намерите своя продуктов ключ за Windows 11

Ако трябва да прехвърлите своя продуктов ключ за Windows 11 или просто ви трябва, за да направите чиста инсталация на операционната система,...

Как да

Как да изчистите кеша на Google Chrome, бисквитките и историята на сърфиране

Chrome върши отлична работа със съхраняването на вашата история на сърфиране, кеш памет и бисквитки, за да оптимизира работата на браузъра ви онлайн. Нейното е как да...

Сделки

Съпоставяне на цените в магазина: Как да получите онлайн цени, докато пазарувате в магазина

Купуването в магазина не означава, че трябва да плащате по-високи цени. Благодарение на гаранциите за съпоставяне на цените, можете да получите онлайн отстъпки, докато пазарувате в...