Как да добавите падащи списъци и валидиране на данни в електронните таблици на Excel 2010
офис на Microsoft Microsoft Excel 2010 / / March 18, 2020
В Excel 2010 и 2007, удобна функция, която използвам през цялото време през бюджетен сезон, е функцията за валидиране на данни, която ви позволява да създадете в клетките падащ списък за попълване на полета. Тъй като няколко от нас работят по бюджета заедно, използвайки падащите списъци, мога да запазя данните нормализирани, спестявайки на мен и на моите колеги много време по време и в края на процеса. Това е само един пример, но предполагам, че можете да разберете. Ако не, отворете Excel 2010 или 2007 и следвайте, за да видите магията на падащите списъци на Excel!
Въпреки че обикновено добавям падащите списъци за валидиране на данни към цели колони, можете също да добавите падащите към отделни клетки. В примера по-долу ще създам падащо меню до цяла колона, за да ми помогнат да изградя категорията жанр на моята музикална колекция.
Стъпка 1 - Изберете кои клетки да добавите валидиране
Кликнете върху колона, за да маркирате цялата колона.
Стъпка 2 - Лента за данни
Сега, когато сте избрали желаните клетки,
Стъпка 3 - Критерии за валидиране
От Настройки Раздел, Кликнете падащия списък Allow и Кликнете списък.
Стъпка 4 - падащ списък
В Снашата кутия има две различни опции.
- Ако вече имате няколко реда с данните от списъка си, можете просто да изберете тези полета. Ето защо аз обикновено правя IE: използвам скрита колона някъде в електронната си таблица, за да опростя нещата, препоръчвам №2 за това упражнение.
- Въведете ръчно данните за падащото меню от Писането ги в кутията, разделяща ги със запетая.
КликнетеДобре Да запазя.
Стъпка 5 - Незадължително: Въвеждане на съобщение + Известие за грешка
Има два допълнителни раздела за валидиране на данни, които можете да използвате, ако желаете. Първият е Входно съобщение, този раздел ще ви позволи да присвоите малко изскачащо съобщение, което се появява всеки път, когато някой избере клетка с тази валидирана информация. Вторият е Сигнал за грешка, това ще ви позволи да настроите съобщение, когато някой се опита да въведе информация в клетката, която не съвпада с това, което сте поставили в Източника.
Свършен!
Сега всички клетки, които първоначално сте избрали, ще имат функция от падащо меню със списък, от който можете да изберете за клетката. Тези клетки също ще бъдат модерирани / нормализирани чрез валидиране на данни, така че ще можете да въведете само една от опциите за източник в клетката. Ако потребителят направи падащото меню и избере, няма проблем. Ако го напишат, няма проблем. Ако напишат данните WRONG, те ще получат изскачащата грешка, както е конфигурирана по-горе в стъпка 5 (ако сте конфигурирали съобщение за грешка и т.н.).
заключение
Както споменах в отварянето, използвам падащи списъци през цялото време на работа и у дома, когато координирам статии тук на groovyPost. Google Документи също поддържа функцията, така че следете този урок за How-To след няколко дни.