Как да използвам Проверката за достъпност на Microsoft Office

Как да

ОтSandy Writtenhouse

Последна актуализация на19 март 2021 г.

Когато използвате приложенията на Office Word, Excel, PowerPoint и Outlook, мислите ли за достъпност? Например, какво, ако сте споделяне на документ с някой, който използва екранен четец? Предприемате ли допълнителни стъпки, за да сте сигурни, че вашият документ е достъпен?

Ако това не сте направили, но искате или дори трябва да започнете, ще се радваме да разберем, че има функция, която да ви помогне. Тук ще ви покажем как да проверите за проблеми с достъпността в приложенията на Microsoft Office, така че вашите документи да са винаги достъпни за другите.

Относно проверката за достъпност на Office

Функцията за проверка на достъпността е налична в Офис приложения както на Windows, така и на Mac и тя работи еднакво навсякъде. За целите на този урок ще се придържаме към едно приложение и платформа, Microsoft Word за Windows. Но можете да приложите същите стъпки и принципи с останалите приложения и на Mac.

Можете да използвате функцията Проверка на достъпността, докато работите върху документа си или когато го завършите. Има удобна настройка, която ще ви покажем по-долу, която ще позволи на функцията непрекъснато да проверява документа, докато работите по него. Така че сте покрити по един или друг начин.

Сега, ако сте готови да започнете да проверявате документите си за достъпност, нека да стигнем до него!

Използвайте функцията за проверка на достъпността

Когато искате да проверите документа си, изберете Преглед и щракнете върху Проверете достъпността на лентата с инструменти. На Mac изберете Инструменти > Проверете достъпността от лентата с менюта.

След като инспекторът завърши, вдясно ще се покаже странична лента с резултатите. Ако не бъдат открити проблеми, ще видите това съобщение. Но ако инспекторът открие грешки, те ще се появят точно в горната част на страничната лента.

Резултати и корекции за достъпност

Хубавото на функцията е, че тя не просто ви казва какво не е наред. Той ви дава подробности защо трябва да го поправите, как да го коригирате и лесен начин за извършване на корекциите. Ето как работи това.

Когато получите резултатите, ще видите неща като Грешки и Предупреждения и броя на приложимите елементи. Щракнете върху грешка или предупреждение, за да я разгънете и да видите всеки елемент.

След това можете да изберете елемент от списъка, за да преминете директно към него във вашия документ. Но първо ще видите и полезни подробности под Допълнителна информация в долната част на страничната лента. Това включва Защо да поправя? и Стъпки за коригиране. Така че, ако задавате въпроси защо артикулът се счита за грешка, не се чудете повече!

Ако искате да следвате показаните стъпки за отстраняване на грешката, можете, но има по-лесен начин. Щракнете върху падащото поле до елемент в списъка с резултати. Тогава просто изберете един от Препоръчани действия. Ето пример.

В документа има две снимки без алтернативен текст. Ако щракнем върху падащото поле до снимка 1, можем да изберем Добави описание. Когато се появи полето, ние добавяме нашето описание, то се прилага към картината и грешката е поправена.

Може да видите и други действия, които можете да предприемете. Например можем да избираме Предложете ми описание. Инструментът ще създаде алтернативния текст, ще го приложи към изображението и грешката ще бъде коригирана. След това можете да проверите това описание за точност.

Когато работите с изображения, имате още една опция, която можете да изберете коя е Маркирайте като декоративни. Ако картината в документа ви не е смислена например, може би това е изискана вихрушка, за да направите документа си красив. Можете да изберете Маркиране като декоративно и инструментът се грижи за това и премахване на грешката.

Въпреки че изображенията са едни от най-големите виновници с инструмента за проверка на достъпността, може да видите всякакви проблеми. В примера по-долу това са обектите, които използваме за нашия контролен списък. Отново проверете Защо да поправя? за причината и след това щракнете върху падащия списък до елемента, за да предприемете действия и да го коригирате.

Продължете да проверява достъпността

Както бе споменато по-рано, можете да използвате функцията Проверка на достъпността през целия процес на създаване на документ. С отворен инспектор в страничната лента, погледнете под списъка с резултати. След това поставете отметка в квадратчето за Продължавайте да проверявате достъпността, докато работя.

Това ви дава удобен начин да правите корекции за достъпност едновременно с добавянето на изображения в Word, листове в Excel, обекти в PowerPoint или други елементи.

Възползвайте се от Проверката за достъпност на Microsoft Office

Тези, които използват екранни четци, ще Ви оценят много, че отделихте време да направите своя Microsoft Office достъпни документи. Отнема само няколко минути и тъй като имате бързи и лесни начини за коригиране на проблемите, си заслужава.

Имате ли приятел, член на семейството или колега, който би могъл да използва ръка за помощ? Вижте този списък на Функции за достъпност на iOS и как те могат да помогнат.

Как да

Как да изчистите кеша на Google Chrome, бисквитките и историята на сърфирането

Chrome се справя отлично със съхраняването на вашата история на сърфиране, кеш памет и бисквитки, за да оптимизира работата на вашия браузър онлайн. Нейното как да ...

сделки

Съответствие на цените в магазина: Как да получите онлайн цени, докато пазарувате в магазина

Покупката в магазина не означава, че трябва да плащате по-високи цени. Благодарение на гаранциите за съвпадение на цените, можете да получите онлайн отстъпки, докато пазарувате в ...

Как да

Вашето ръководство за споделяне на документи в Google Документи, Таблици и Презентации

Можете лесно да си сътрудничите с уеб-базираните приложения на Google. Ето вашето ръководство за споделяне в Google Документи, Таблици и Презентации с разрешенията ...