Как да преглеждам скрити данни в Word преди споделяне на документи

Как да

ОтSandy Writtenhouse

Последна актуализация на23 февруари 2021 г.

Взимаме всякакви предпазни мерки с нашата цифрова информация Тези дни. Но едно нещо, за което вероятно не се замисляте, са данните, прикачени към документи, които създавате в Microsoft Word.

Без да го знаете, можете да споделите документ, който съдържа скрит текст, коментари, лична информация, подробности за изпращане за преглед и др. Тук ще ви покажем как да проверите документа си за тези видове подробности в самия документ и в метаданните и да ги премахнете от вашия документ на Word.

Преглед на скритите данни във вашия документ

Първо най-важното, Microsoft препоръчва че използвате процеса по-долу върху копие на вашия документ, а не на оригинал. Причината за това е, че ако използвате инструмента за премахване на данни, може да не е възможно да ги възстановите след това. Така че, в зависимост от подробностите, инспекторът открива, намерението на вашия документ и с кого планирате да го споделите, помислете за тази опция.

За да видите скритите данни, отворете документа, който искате да проверите, и следвайте тези стъпки.

1. Щракнете върху Файл и изберете Информация отляво.
2. Щракнете до Проверка на документа Проверете за проблеми. Преди да щракнете върху този бутон, може да видите подробности до него със обобщение на вече намереното.
3. Изберете Проверете документа.
4. Ако все още не сте запазили документа си, може да бъдете подканени да го направите. Избирам Да или Не според вашите предпочитания.
5. Когато Инспектор на документи показва, поставете отметки в квадратчетата за всички елементи, които искате инструментът да търси. Имате почти дузина категории от коментари и ревизии до персонализиран XML и невидимо съдържание.
6. Щракнете Огледайте.

След това ще видите резултатите от проверката. Зелените отметки означават, че не са намерени елементи. Червените удивителни точки означават, че са намерени елементи и ще видите точно какви са тези елементи.

Сега топката е във вашия корт. Можете да щракнете върху Премахнете всички бутон до намерени елементи, за да ги премахнете от вашия документ. Или можете Близо инструмента, направете промени сами и след това го прегледайте отново.

Просто обърнете внимание на предупреждението в долната част на инструмента, което повтаря твърдението на Microsoft: Някои промени не могат да бъдат отменени. Така че, моля, имайте това предвид, преди да натиснете бутона Премахване на всички.

Очевидно не всички елементи са толкова важни, колкото другите, така че може да не се притеснявате, ако вашите споделен документ съдържа някои от тях. Например, ако документът включва името на използвания шаблон, може да оставите този елемент да остане.

Нека разгледаме по-задълбочено видовете елементи, включени в категориите Инспектор на документи.

Подробности за Word Document Inspector

Това не е изчерпателен списък с елементи, които могат да се съдържат във вашия документ на Word. Но това ви дава добра представа за категориите и елементите, за които да следите, когато използвате инструмента. За пълен списък с развитието му вижте Страница за поддръжка на Microsoft за скрити данни.

• Коментари, ревизии, версии и анотации: Коментари, знаци за редакции, подробности за версията на документа и пояснения с мастило
• Свойства на документа и лична информация: Свойства на документа (Обобщение, Статистика и Свойства на документа), маршрутни фишове, подробности за изпращане за преглед, свойства на сървъра за документи, информация за типа съдържание, име на шаблон и потребител име.
• Скрит текст: Текст, който сте форматирали като скрит във вашия документ.
• Невидимо съдържание: Обекти, които сте форматирали като невидими във вашия документ.
• Горни, долни колонтитули и водни знаци
• Персонализирани XML данни
• Добавки на панела на задачите
• Вградени документи
• Макроси, формуляри и ActiveX контроли
• Свити заглавия
• Мастило

Както можете да видите, има някои елементи, които бихте искали да запазите по-лични от други. Така че използвайте най-добрата си преценка. И ако се притеснявате, че не можете да възстановите нещо, което премахвате с Инспектор на документи, помислете за запазване на оригиналния документ (преди да използвате инструмента) и споделяне на копие (след използване на инструмента) вместо.

Поддържайте данните си в безопасност, когато споделяте Word документи

Процесът на провеждане на проверката на вашия документ отнема по-малко от една минута. Така че си струва този момент от времето си, за да сте сигурни, че не споделяте нещо лично или чувствително.

За повече информация относно опазването на данните ви погледнете как да защитя вашия компютър с Windows от рансъмуер и как трайно да раздробите файлове в Windows също.

сделки

Съответствие на цените в магазина: Как да получите онлайн цени, докато пазарувате в магазина

Покупката в магазина не означава, че трябва да плащате по-високи цени. Благодарение на гаранциите за съвпадение на цените, можете да получите онлайн отстъпки, докато пазарувате в ...

Как да

Как да подарите абонамент за Disney Plus с цифрова карта за подаръци

Ако сте се радвали на Disney Plus и искате да го споделите с други, ето как да закупите абонамент за Disney + Gift за ...

Как да

Вашето ръководство за споделяне на документи в Google Документи, Таблици и Презентации

Можете лесно да си сътрудничите с уеб-базирани приложения на Google. Ето вашето ръководство за споделяне в Google Документи, Таблици и Презентации с разрешенията ...