Вашето ръководство за споделяне на документи в Word, Excel и PowerPoint

Как да

ОтSandy Writtenhouse

Последна актуализация на28 октомври 2020 г.

Има различни начини за споделяне на документ, който създавате в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Много пъти просто поставяме документа в имейл и го изпращаме по пътя си. Но има и други опции като разрешаване на получателя да го редактира или споделяне като различен тип файл като PDF.

Това ръководство ще ви преведе през методите и опциите за споделяне на документ в Word, Excel и PowerPoint както на Windows, така и на Mac.

Споделете документ в Windows

Стъпките за споделяне на документ и в трите приложения са основно еднакви за Windows. Това, което е различно, е, че можете да използвате специални типове файлове във всеки. За да започнете, следвайте тези стъпки, за да споделите документ във всяко от тези три приложения.

1. Щракнете върху Дял бутон в горната дясна страна, над лентата, или изберете Файл > Дял от менюто.
2. Първият път, когато направите това, ще видите изскачащ прозорец със съобщение с молба да го направите качете копие на документа в OneDrive, за да го споделите. Ако искате да си сътрудничите или да разрешите редактиране, използвайте тази опция и изберете акаунт ако имате повече от един.
3. Изберете Всеки с връзката може да редактира Дръжте отметката за отметка Разрешаване на редактирането ако искате да направите точно това.
4. Ако имате Премиум акаунт в OneDrive, можете по избор да зададете дата на изтичане и да зададете парола.
5. Щракнете Приложи.
6. Въведи а име или имейл адрес за всеки получател и включете съобщение, ако искате.
7. Щракнете Изпрати за да изпратите имейла с приложението си за имейл по подразбиране, Копирай връзка за да получите линк, за да го споделите сами, или Outlook за да създадете връзка за споделяне и да я пуснете в имейл на Outlook.

Като алтернатива можете да прикачите копие на документа към имейл. И вместо това можете да изберете тази опция, по всяко време чрез горния процес на споделяне. В долната част под Споделете копие, изберете Word Document, Excel Workbook или PowerPoint Presentation в зависимост от приложението или изберете да го изпратите като PDF. Това ще прикачи файла към имейл, готов за попълване и изпращане.

Съвет за спестяване на време: Ако искате бърз начин за споделяне на документ на Word, Excel или PowerPoint в Windows, можете използвайте менюто Изпрати до. Това ви позволява бързо да изберете получател на факс или поща, приложение за комуникация или друго място, което сте добавили. Щракнете с десния бутон върху иконата на файла и преминете към Изпрати на в контекстното меню.

Управление на достъпа до документи в Windows

Ако разрешите редактиране в стъпка 3 по-горе и промените решението си по-късно, можете да управлявате достъпа за всеки получател.

1. Щракнете върху Дял в горната дясна страна или изберете Файл > Дял от менюто.
2. В горната част на изскачащия прозорец щракнете Повече опций (три точки) и след това Управление на достъпа.
3. Под името или имейл адреса на получателя кликнете върху Може да редактира падащото меню и изберете различна опция от списъка.

Можете също да щракнете върху връзката за споделяне в горната част. След това копирайте и го поставете на друг човек от прозореца Управление на достъпа, ако искате.

Споделете документ на Mac

Стъпките за споделяне на документи в Word, Excel или PowerPoint на Mac също са еднакви във всичките три приложения и подобни на Windows.

1. Щракнете върху Дял бутон в горната дясна страна, над лентата, или изберете Файл > Дял > Дял от лентата с менюта.
2. Първият път, когато го споделите, ще бъдете подканени да изберете a Място. Изберете един от вашите акаунти в OneDrive и кликнете Запазете. Можете да коригирате Името на документа и тук.
3. Щракнете върху Дял бутон или Файл > Дял > Дял отново от лентата с менюта и ще видите опциите за споделяне: Поканете хора, Копирайте връзка и Изпратете копие.

Избирам Поканете хора ако искате да си сътрудничите. Добавете имената или имейл адресите, незадължително съобщение и проверете Може да редактира кутия, за да могат да правят промени. Щракнете Дял.

Избирам Копирай връзка ако искате сами да споделите връзката. Изберете или Само за преглед или Преглед и редактиране тъй като връзката ще варира. След това ще бъде копирано в клипборда, за да можете да го поставите където искате.

Избирам Изпратете копие да го изпратите по имейл с приложението си за имейл по подразбиране. Щракнете Изпрати като за да изберете типа на файла и щракнете върху Имейл като прикачен файл или Дял бутон, за да използвате вашия Mac Share Sheet.

Подобно на Windows, можете да споделяте копие на вашия документ по имейл по всяко време. Щракнете Файл > Дял от лентата с менюта и изберете типа на файла, който искате да използвате. Можете да избирате от документа, работната книга, презентацията, HTML или PDF в зависимост от приложението, което използвате. Ще се отвори имейл с прикрепен документ, готов за попълване и изпращане.

Съвет за спестяване на време: Можете също така да споделяте документ бързо на macOS, точно както на Windows. Щракнете с десния бутон на мишката върху иконата на файла и преминете надолу към Дял. Ще видите опциите за споделяне на вашия Mac като Mail, Messages и AirDrop.

Управление на достъп до документи на Mac

Ако разрешите редактиране на вашия документ и промените решението си, можете да управлявате достъпа и за всеки получател на Mac.

1. Щракнете върху Дял в горната дясна страна на документа.
2. В долната част на изскачащия прозорец под Споделено с, щракнете с десния бутон върху получателя.
3. Изберете различна опция от списъка.

Споделянето е загриженост!

Има най-различни причини да споделяте документ на Word, Excel или PowerPoint. За да позволите на други да правят промени или споделяне за справка, имате гъвкави опции както на Windows, така и на Mac.

И ако се интересувате, вижте как да добавите воден знак към вашия документ на Word преди да го споделите. Това е удобно за посочване на неща като поверителност или поверителност.

Отзиви

Какво е личен капитал? Преглед за 2019 г., включително как го използваме за управление на парите

Независимо дали започвате първо с инвестиране или сте опитен търговец, Personal Capital има по нещо за всеки. Ето поглед към ...