10 съвета за създаване на политика за социални медии за вашия бизнес: Проверка на социалните медии

Политика. Това може да е мръсна дума, особено в общностите в социалните медии.

Защо? Лошо написаните политики за социалните медии ограничават, възпират и смъртоносват ангажираността в социалните медии - точно противоположно на това, което фирмите искат.

Въпреки това, страхотни политики за социални медии подкрепят, защитават и дават възможност за висококачествено участие. Става въпрос за овластяване и доверие.

Както пише Бет Кантер, „Доверието е по-евтино от контрола.”

Тази статия ще обясни как политиките за социални медии се различават от другите политики и ще ви даде 10 съвета за създаване на ефективна политика в социалните медии.

Защо политики на социалните медии?

Политиките на социалните медии са различни. В повечето политики и процедури ние документираме какво трябва да прави персоналът в определени ситуации: „Ако това се случи, направете това.“ За социалните медии няма начин да се знае точно какви ситуации могат да възникнат - или в много случаи - как персоналът трябва да се справи най-добре с тях. Всяка мрежа от социални медии и всяка връзка са уникални и средата на социалните медии се променя ежедневно.

Рисковете са несигурни. Съдилищата са в процес на тълкуване на закони по отношение на социалните медии. Докато този процес на тълкуване не е зрял - и това ще отнеме години – организациите работят без окончателни указания. Въпросите, които могат да възникнат, включват: конфиденциалност на служителите и / или клиентите, въпроси на трудовите отношения, преграждане на търговска марка, неправилна комуникация, спам и др

Като се има предвид несигурната среда и неясните рискове, как да продължим напред?

В интернет има стотици примерни политики за социални медии. Ако търсите отправна точка, със сигурност ще намерите идеи тук и тук.

Въпреки това, за да се създадат политики, които работят - наистина работи - ние трябва първо положи основите.

Тук са 10 стратегии, които можете да приложите днес.

# 1: Съберете екипа си

Политика в социалните медии не може да бъде написана само от един човек. Той трябва да е уникален за вашата организация и в идеалния случай трябва да включва принос от много различни хора с разнообразни набори от умения.

Екипният подход гарантира, че ключовите области на риска се управляват правилно и че всички бъдещи предизвикателства, които могат да възникнат, се обработват по подходящ начин.

Освен персонала, пряко ангажиран със социалните медии, потенциалните членове на екипа могат да включват: главен изпълнителен директор, HR директор, IT директор, директор по маркетинг / развитие, директор на програма / отдел, юрист в социалните медии и поне един цифров роден.

Не се притеснявайте, не всеки член на този екип трябва да е наясно с интимните подробности за вашите дейности в социалните медии. Помислете за това по следния начин: ако трябва да възникне криза, каква информация трябва да има вашият екип (за социалната медийни и правни пейзажи, както и вашата организация и ценности), за да реагирате адекватно на социални медия?

# 2: Фокус върху създаването на култура

Социалните медии са органични. Сменя се всеки ден. Бюрократичните политики вероятно няма да бъдат успешни. Вместо това искаме култура на иновации, споделяне на идеи, решаване на проблеми и креативност. Има пряка връзка между вътрешната организационна култура и политики. Всъщност политиките, които пишем, оформят нашата култура.

Докато пишете вашите правила, включват процеси, които укрепват културата на оценяване и учене. Ето няколко въпроса за разглеждане:

• СЗО е във вашия екип в социалните медии?
• Колко често срещат ли се?
• Как са обработени проблеми / предизвикателства и от кого?
• Как си групово обучение на документи?
• Как ще го направим оценявайте нашите успехи и да се учим от нашите неуспехи?

Във вашите политики можете признават културните ценности на социалните медии за прозрачност, последователност, връзка, креативност и бързина. Имайки предвид тези ценности, изграждане на процеси, които наблягат на обучение, подкрепа и оценка.

Ако концепцията за култура на социалните медии е нова за вас, разгледайте 26 Обещаващи статистически данни за социалните медии за малкия бизнес. Той предлага чудесен преглед на пейзажа на социалните медии и защо влияе върху бизнеса.

# 3: Помислете за правни последици, включително Националния съвет за преглед на трудовите отношения (NLRB)

Много от съдебните дела, излизащи за социални медии, са проблеми на трудовите отношения. Националният закон за трудовите отношения (NLRA) е приет предимно за защита на правата на служителите да организират.

Традиционно организирането на служителите се провежда лично или по телефона. С появата на социалните медии се провежда и онлайн. Няма значение дали служителите са профсъюзи или не; те имат право да обсъждат условията за работа с колеги.

Това означава, че дори случаен разговор във Facebook за условията на работа може да бъде защитен от NLRA. Всяка ситуация е различна, но дъното е следното: бъдете много внимателни, като казвате на служителите какво могат и какво не могат да правят на собствените си лични сайтове в социалните медии. Този език може бързо да се обърне.

През август 2011 г. NLRB издаде бележка относно 14 от тези случаи. Тази бележка предоставя обяснения на случаите, както и мотивите зад взетите решения. Горещо препоръчвам на работодателите прочетете тази бележка и я споделете с всички в екипа на социалните медии.

# 4: Отделете общите политики от специфичните за сайта насоки

Пейзажът на социалните медии се променя всеки ден. Ако вашите политики са съсредоточени върху конкретен сайт в социалните медии, те ще остареят доста бързо. Като цяло политиката трябва съсредоточете се върху общата картина: кой какво прави (роли и отговорности), общ преглед на това как те могат / не могат да го направят (спазване на закона и брандиране, например) и защо го правим изобщо (цел и ценности).

Могат да се създадат отделни писмени насоки, за да се запишат специфичните особености на определен сайт в социалните медии. Тези насоки помагат изключително в случай на текучество на персонал. Процесът на изготвянето на насоки също помага на персонала да разбере по-добре и да обясни какво правят и как.

# 5: Не преоткривайте колелото

Вероятно вече имате много вътрешни политики, които се прилагат за дейности в социалните медии. Това включва политики относно поверителността, съгласията за снимки, използването на Интернет, използването на мобилен телефон и много други.

Можеш препращайте към тези политики във вашите политики за социални медии, като обръща специално внимание на всякакви разлики в приложението, които може да са необходими в социалните медии.

Например, политиката ви за използване на мобилен телефон може понастоящем да не обсъжда използването на снимки от камери на мобилен телефон. Благодарение на геомаркиране, снимките, направени от мобилни телефони, почти универсално съдържат цифрово кодиране, което издава точното ви местоположение на датата и часа на снимката. Ако качите снимка, направена от камера на мобилен телефон, в сайтовете си в социалните медии, може да давате повече информация, отколкото е необходимо.

Политиката на социалните медии може да вземе това предвид, като изисква от персонала използвайте софтуер, за да премахнете снимките от информация за географско маркиране, преди снимките да могат да бъдат публикувани.

# 6: Включете външни разпоредби

Повечето правни разпоредби (включително HIPAA, FERPA, справедлива заетост и др.) Са в сила както онлайн, така и офлайн. Използвайте политиките за социални медии, за да напомните на служителите, че тези разпоредби трябва да се спазват. Където е възможно, дайте изрични примери за това какви видове поведение не са приемливи.

P.S.: Това е подходящ момент да помислите за обучението си по корпоративно съответствие. Социалните медии засягат почти всеки аспект от нашия живот и бизнес. Ако вашето обучение за поверителност, поверителност, брандиране и т.н., понастоящем не обсъждате социалните медии, време е да го включите.

# 7: Създайте две политики

Счита се за най-добра практика да имат две политики за социални медии: една за служителите, които използват социалните медии за работата си, и една за служителите, които използват социалните медии в личния си живот.

Първата политика, насочена към дейности, свързани с работата, трябва обхващаме всичко, което обсъждахме тук: дефиниране на вашия екип, формулиране на роли и отговорности, насоки за брандиране и изясняване на това какви вътрешни и външни политики трябва да се спазват.

Втората политика, фокусирана върху служителите, които използват социалните медии в личния си живот, трябва дайте на служителите информация за това какво могат и какво не могат да кажат за вашата компания на техния личен сайт.

Някои организации - включително военни организации и здравни грижи - ще искат бъдете много конкретни относно това, което служителите нямат право да споделят онлайн.

Например търговските тайни, информацията за клиента и дори местонахождението на служителите могат да бъдат строго поверителни. Други организации ще искат насърчавайте служителите да действат като посланици на марката. Някои дори стигат дотам, че дават насоки как да говорят за компанията онлайн. Въпреки това бихте искали вашите служители обсъдете (или не обсъждайте) вашата компания онлайн, дайте им насоки.

Две думи на предпазливост: 1) Опасно е да изисквате от служителите да използват собствените си лични акаунти в социалните медии, за да се свързват онлайн с вашата компания. Те могат да решат да го направят, но нека това да бъде техният избор. Последното нещо, което всеки мениджър иска е да научи повече за личния живот на служителя, отколкото той / тя трябва да знае. 2) Преди да напишете политиката, препрочетете съвет № 3 и бележката от Националния съвет за преглед на трудовите отношения. Това може да ви спести много главоболие по пътя.

# 8: Наблегнете на образованието

Границите между личния и професионалния ни живот се размиват. Повечето служители не са осъзнали напълно предизвикателствата, които могат да се развият в резултат на намалена поверителност. Старата поговорка беше, "Това, което се случва във Вегас, остава във Вегас." Днес по-точното твърдение е, „Това, което се случва във Вегас, остава във Facebook.“

Докато чета съдебните дела, които излизат за социалните медии, струва ми се, че много от случаите възникват поради незнание, а не от злоба от страна на служителя. Много служители не са обмислили напълно последствията от своето киберповедение. Предоставяйки образование за кибер безопасност на своите служители, работодателите предотвратяват проблеми, преди да започнат.

Точно както имате две политики, една за дейности, свързани с работата, и една за служители, използващи социални медии в личния си живот, обучението на служителите може да поеме и по два начина:

• Осигурете обучение, свързано с работата на персонал, ангажиран в социалните медии от името на организацията. Постоянното, редовно обучение помага да поддържате организацията си актуална и дава възможност на персонала да се свързва с другите в тази област.
• Обучете целия персонал относно безопасността в Интернет. Това обучение може да включва как да се предпазим от киберпрестъпления и как да установим и защитим нашата онлайн репутация.

Що се отнася до отговорното киберповедение, работодателите имат уникалната възможност да образоват, а не да упълномощават. Този ангажимент демонстрира уважение към служителите. Служителите се чувстват оценени, доверени и вдъхновени. Всички се възползват.

# 9: Помолете адвокат да прегледа политиката

Правните съвети са от решаващо значение. Лесно е да се направи грешка, особено в сферите на трудовите отношения. Уверете се, че сте попитайте адвокат, който има опит в тази област - вашият приятел с данъчен адвокат няма да ви бъде от особена помощ.

Правен преглед може да бъде скъп; съдебният иск обаче би бил експоненциално по-скъп.

# 10: Не позволявайте да събира прах

Кибер средата се променя често. Политиките за социални медии трябва да се преразглеждат поне на всеки шест месеца. Нека всеки от екипа прегледа политиката поотделно и след това заедно.

Задайте си въпроса, все още ли е актуално това? Това помага ли ни да си вършим работата? Как се промени наскоро средата на социалните медии? Има ли приложими правни актуализации?

Политиките за социални медии не са най-вълнуващата част от социалните медии; ако обаче са добре развити, те могат да подкрепят, овластят и ангажират персонала, тъй като на свой ред ангажират вашите клиенти.

Какво мислиш? Какъв е вашият най-добър съвет за компания, която пише политика за социални медии? Моля, оставете вашите въпроси и коментари в полето по-долу.