Какво представляват Outlook PST файлове и защо ги използвам… или не?

Точно за ВСЕКИ, с който говоря на работа, се оплаква от размера на корпоративния си имейл акаунт. Обикновено това не е проблем (но хората все още се оплакват), защото когато пощенска кутия се приближи до нейния лимит, най-много сървърите за електронна поща (като Microsoft Exchange) ще предупреждават потребителя, за да може да почисти пощенската кутия преди сървър налага техните ограничения за размер чрез ограничаване на изпращане / получаване от сървъра.

Сега, това е всичко Fine and Dandy UNTIL... отивате в почивка за няколко дни, тези предупреждения за размер на имейлите идват и си отиват, и след това Бум !!! Пощенската ви кутия е ПЪЛНА и вече не можете да изпращате / получавате имейла от вашия мобилен телефон или дори OWA (Outlook Web Access) по този въпрос. Получих обаждането милион пъти. Моят iPhone не може да изпраща имейли, помощ!

• И така, какво да правя?
• Има ли решение за тези недостатъчно оразмерени пощенски кутии?
• Какво трябва да направя, преди да отида на почивка?

Сега ви запознавам със скандалния (според ИТ) Outlook PST файл.

Какво представляват Outlook .PST файлове?

• Файлове с данни на Outlook или .PST файлове на Microsoft Outlook (тъй като те са по-добре познати) могат да бъдат създадени с помощта на Microsoft Outlook за преместване или копиране на имейл и прикачени файлове от вашия акаунт в пощенската кутия на сървъра до вашия местен НАСТОЛЕН КОМПЮТЪР. По същество това е локален архивен или съхранетелен файл, който създавате, за да съхранявате електронна поща и прикачени файлове на твърдия диск на вашия компютър, USB устройство или споделяне на сървър (в зависимост от това къде го създавате и съхранявате).

Колко можете да съхранявате в .PST файлове на Outlook?

• Преди Outlook 2003/2007 .PST файловете можеха да съхраняват само 2 гигабайта имейл и прикачени файлове. С Outlook 2003 и Outlook 2007 форматът се промени, позволявайки на .PST файловете да се увеличават при необходимост до размер над 20 гигабайта, освен ако по подразбиране конфигурацията е модифицирана.
• Честно казано, не им позволявайте да получават 20 концерта. Това е много по-добра идея да запазите .PST файловете си не по-големи от няколко концерта. Ако имате нужда от повече място за съхранение, тогава създайте нов .PST файл, вместо да създавате огромен .PST архиви. Колкото по-големи .PST файлове получават по-голям шанс за корупция и загуба на данни (плюс колкото по-трудно ще бъде да архивирате лошите момчета.) Можете да прикачите толкова .PST файлове към вашия Outlook клиент, както ви е необходимо, така че просто разделете имейла си логично от множество .PST файлове, ако трябва да съхранявате повече от няколко GIGs стари електронна поща.
• СЪВЕТ - Ако използвате .PST файлове за архивиране на стар имейл, компресирайте ги, след като копирате всички стари данни в тях. Имейлът обикновено е само текст, така че компресира МНОГО хубаво.

Как мога да създам .PST файлове на Outlook?

• Лесно е, ето няколко ръководства за Outlook 2007, 2013 и 2016.

Защо да използвате / създавате .PST файлове? Ползи?

Размер на пощенската кутия

• Спомняте ли си първия параграф на този член? Повечето имейл администратори ограничават размера на корпоративните пощенски кутии. Колкото по-голяма е пощенската кутия, толкова повече дисково пространство им е необходимо, толкова повече им е необходимо за архивиране И колкото повече време им трябва за извършване на тези резервни копия.
• Ако вашият имейл пакет (като мен), пощенска кутия с 200 мегабайта просто няма да го отреже. Именно там влизат .PST файловете. Просто създайте .PST файл и плъзнете и пуснете имейла си в него. Те работят точно като обикновена папка с пощенски кутии в Outlook. Дръпни и пусни. Просто е! форум>.
• Последните версии на Windows Search индексират вашата пощенска кутия И всички локални .PST файлове (конфигурируеми) които позволяват почти незабавен достъп до всички имейли чрез функциите за търсене, вградени в Microsoft Outlook.

Архивиране и възстановяване при бедствия

• Ако нямате (или се доверявате) на имейл администратор, който редовно извършва архивиране на вашия имейл сървър, след това копирате имейла си (да, не е необходимо да ПРЕМЕНЕТЕ поща в .PST файлове, можете да го копирате и) в локален .PST файл е бърз и лесен метод за осигуряване на възстановяване на имейла ви в сървър DR сценарий.

преносимост

• .PST файловете правят електронна поща преносима. Например, да кажем, че искате да преместите имейл от една пощенска кутия в друга. Например, може би вашата смяна на работа и искате да донесете някакъв стар имейл. Или може би сменяте доставчици на хост. ИЛИ, може би искате да копирате личния и служебния си имейл във формат .PST, да го съхранявате на малко USB устройство и да го държите винаги с вас. Както казах .PST файловете поддържат пощата много преносима. И да, така е и за сметка на GMAIL, но тази статия не е за GMAIL :)

Сигурност

• Знаете ли, че е почти невъзможно да проследите / проверите дали вашият ИТ човек / отдел чете имейла ви? Преместването на „чувствителен“ или „поверителен“ имейл от имейл / Exchange сървъра към локален .PST файл добавя слой на сигурност.
• Забележка: Повечето ИТ отдели имат възможността да вземат вашите .PST файлове, без да знаете това направо от твърдия ви диск. Поради това прилагането на допълнителна сигурност на твърдия диск на вашия компютър е от съществено значение. Ще напиша статия по този въпрос скоро, но засега вижте това статия. Това е малко „GEEKY“, така че скоро ще го последвам със статия, която обяснява няколко опции за обезопасяване на .PST файлове.

Какви са недостатъците при използването на .PST файлове?

Отдалечен достъп

• Щом пощата е преместен във формат .PST, той вече няма да е наличен на сървъра, използвайки приложения за отдалечен достъп като OWA или мобилни телефони, които SYNC с вашата пощенска кутия. За достъп до имейла във .PST файловете, ще трябва да използвате пълен клиент на Microsoft Outlook. Малко USB устройство може да помогне в тези ситуации. Все още обаче не е толкова удобно, колкото оставянето на имейл на сървъра.

Хората няма да ви харесват и е възможно да загубите работата си

• .PST файлове с течение на времето (в зависимост от това колко имейли получавате / запазвате) могат да заемат много място на вашия локален компютър или сървър, в зависимост от това къде ги съхранявате. ИТ момчетата мразят всичко, което ги кара да работят върху каквото и да било, освен ако не изгражда автобиографията си, така че поставянето на много данни някъде, което ще изисква те да купят повече дисково пространство ги разстройва.
• Корпоративните правни и повечето отдели за управление на записи не харесват .PST файлове, тъй като те позволяват на крайния потребител лесно да игнорира или да заобиколи правилата за задържане / унищожаване на корпоративни документи.
• Екипите за корпоративна информация за сигурност също не харесват .PST файлове, защото ако Legal някога ги поиска възстановяване на данни за съдебно дело или призовка, .PST файлове могат да увеличат разходите и усилията на данните възстановяване.

Ефективност на системата и мозъка

• Колкото повече имейл имате, толкова повече имейл трябва да имате и вие, и компютърът ви, за да следите и обработвате.
• Тъй като повече имейли и прикачени файлове се индексират от търсенето с Windows (или някой друг имейл / системен индекс), вашият индекс ще бъде по-голям и търсенията ви ще отнемат повече време.

Така че, надявам се, отговорих на всичките ви въпроси за .PST файлове на Microsoft Outlook и обхванах някои плюсове и минуси на високо ниво. Но в случай че съм пропуснал нещо, моля не се колебайте да пуснете коментар или да публикувате въпроса си в моя форум.