Как да използвате обединяване на поща в Microsoft Word 2016 за Mac

Как да

отАндре Да Коста

Последна актуализация на14 ноември 2019 г.

Ако трябва да изпратите партидни документи на група хора, например покана за събитие или среща; функцията на Microsoft Mail Merge е бърз и лесен начин да го направите. По-рано ви показахме да покажете да подготвите документи, използвайки Функция за обединяване на поща в Word 2016 за Windows, но процесът е малко по-различен за потребителите на Word 2016 за Mac. В тази статия ви показваме как работи.

Използване на функцията за обединяване на поща в Microsoft Word 2016 за Mac

Сливането на поща не е само за документи; можете да го използвате за брошури, бюлетини или материали за масови изпращане. Настройката на документ за сливане на поща е процес от две части, който включва основния документ и източника на данни, състоящ се от имената и адресите на лицата за всеки документ. Информацията, съхранявана в източника на данни, се използва от Word за комбиниране и генериране на документи за всеки.

Нека започнем със събиране на информация за всеки получател, наречен Име на полето. Името на полето съдържа информация като име, адрес и поздрав. Друга важна част от създаването на документ за сливане на поща е формулярът, който включва информация, доставена на получателя. Примерното писмо по-долу съдържа списък с полета, които ще включа във всеки документ.

Създайте списъци на получатели

Стартирайте Microsoft Word, след което изберете Раздел Пощенски съобщения> Изберете получатели> Създайте нов списък.

На екрана ще се появи прозорецът на източник на данни. Както можете да видите, списъчните полета вече са запълнени с имена, които бихте могли да използвате. Само за да съм в безопасност, бих премахнал всички тях и използвах вашето собствено, за да избегнете объркване. Изберете всяко поле, след което щракнете върху бутона минус, за да го премахнете. След като изчистите всяко поле, продължете да въвеждате свое собствено. Можете да организирате всяко поле, като използвате стрелката нагоре и надолу. Когато приключите, щракнете върху Създаване.

Дайте име на източника на данни, след което щракнете върху Запазване.

Напълнете полетата с имената и адресите на всеки получател, когато са завършени, щракнете върху OK. Забележете, за да добавите или премахнете запис, щракнете върху знака плюс или минус в долния ляв ъгъл на прозореца.

Поставете полета за сливане и документ за свързване

Сега идва лесната част, вмъквайки вашите полета за сливане. Изберете раздела Поща, след което щракнете Вмъкване на поле за сливане, след това изберете полето за сливане. Повторете стъпките за попълване на вашия документ със съответните полета за сливане.

Запишете писмото на формуляра, изберете раздела Изпращания, след това щракнете върху бутона Готово и обединяване, след което щракнете върху Редактиране на отделни документи.

След това можете да прегледате документите си или да ги отпечатате.

Потребителите на Word 2016 за Windows ще забележат, че има леки разлики между двете версии. Word 2016 за Mac иронично напомня на Word 97 за Windows. Независимо, и двете дават еднакви резултати.

За повече съвети и трикове за използване Microsoft Office, разгледайте нашите пълни архив на статии в Office.